Przedsiębiorca planujący zakupy na platformie Vinted od osób fizycznych, aby następnie je odsprzedawać, może napotkać trudności z dokumentowaniem kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR), gdyż transakcje na Vinted nie są zwykle udokumentowane fakturami. Warto jednak wiedzieć, że brak faktury nie zamyka możliwości uwzględnienia takich wydatków w kosztach podatkowych, choć wymaga właściwego udokumentowania.
Warunki uznania wydatku za koszt podatkowy
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (u.p.d.o.f.), aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełnić kilka warunków:
Poniesienie wydatku przez podatnika – wydatek musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika.
Charakter definitywny – wydatek musi być rzeczywisty i nie może być zwrócony podatnikowi.
Związek z działalnością gospodarczą – musi istnieć związek wydatku z prowadzoną działalnością.
Właściwe udokumentowanie – dowody potwierdzające zakup muszą spełniać wymogi formalne.
Związek przyczynowy z przychodem – wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu.
Wyłączenie z art. 23 u.p.d.o.f. – wydatek nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty.
Dokumentowanie zakupu towarów na Vinted
Zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, podstawą zapisów w księdze są faktury i rachunki. Jednak zakup od osób fizycznych, jak na platformie Vinted, zwykle nie jest dokumentowany fakturą ani rachunkiem. W takiej sytuacji przepisy r.p.k.p.r. dopuszczają użycie dowodów wewnętrznych, lecz tylko dla specyficznych zakupów, takich jak zakupy od producentów rolnych czy zakupy odpadów poużytkowych, co nie obejmuje odzieży używanej z Vinted.
Alternatywne dowody dla organów podatkowych
Zakup towarów na Vinted a koszty podatkowe – jak wprowadzić wydatki do KPiR? - brak możliwości uzyskania faktury nie oznacza całkowitego braku możliwości wprowadzenia kosztów do KPiR. W myśl art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód można uznać wszystko, co pomaga wyjaśnić sprawę, jeśli nie jest sprzeczne z prawem.
Na przykład sądy, jak w wyroku NSA z 12 września 2017 r. (II FSK 2300/15), wskazują, że dla wykazania poniesionego wydatku można przedłożyć:
Potwierdzenia płatności kartą – dowody zapłaty mogą potwierdzać dokonanie zakupu przez podatnika.
Dokumentacja z Vinted – zewnętrzne dowody takie jak potwierdzenia zakupu, korespondencja ze sprzedawcą, pokwitowania zapłaty, screeny strony zakupu mogą dodatkowo udokumentować transakcję.
Sposób ewidencjonowania wydatków na Vinted
Aby wprowadzić taki zakup do KPiR, przedsiębiorca może stworzyć dowód wewnętrzny zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 3 r.p.k.p.r. i dołączyć do niego wszystkie dostępne dokumenty, takie jak potwierdzenia zakupu i płatności. Dodatkowo, warto opisać każdy zakup, wyjaśniając jego związek z działalnością gospodarczą oraz w jakim celu był dokonany. Należy jednak pamiętać, że takie dokumentowanie może prowadzić do sporów z organami podatkowymi, które mogą podważyć poprawność KPiR prowadzonej na tej podstawie.
Zakup towarów na Vinted a koszty podatkowe – jak wprowadzić wydatki do KPiR? - podsumowanie
Choć dokumentacja na podstawie dowodów zewnętrznych, takich jak potwierdzenia zakupu z platformy Vinted, może wystarczyć do ujęcia wydatków w KPiR, organy podatkowe mogą zakwestionować prawidłowość księgi, uznając ją za wadliwie prowadzoną bez pełnych dokumentów źródłowych, takich jak faktury. Niemniej jednak, orzecznictwo sądowe wskazuje, że sama wadliwość dokumentu księgowego nie przesądza automatycznie o zasadności odrzucenia kosztu.
Sądy, w tym Naczelny Sąd Administracyjny, uznają, że liczy się ogół dowodów potwierdzających poniesienie wydatku. W wyroku NSA z 3 czerwca 2009 r. (II FSK 242/08) sąd stwierdził, że sama niewystarczalność dokumentacji nie uniemożliwia uznania wydatków za koszt podatkowy, o ile przedsiębiorca przedstawi inne dowody potwierdzające związek wydatku z działalnością.
Wystarczające powinno być ujęcie kosztu zakupu towarów używanych na podstawie opisu, wspartego zewnętrzną dokumentacją, taką jak potwierdzenia zakupu, korespondencja ze sprzedającym czy pokwitowania zapłaty. Niemniej jednak, warto pamiętać, że takie podejście niesie ze sobą ryzyko sporu z organami podatkowymi, które mogą zakwestionować prowadzoną księgę jako wadliwą.
