W ramach prowadzonej działalności, przedsiębiorstwa często ponoszą koszty związane z nabyciem usług gastronomicznych. Przykłady takich wydatków obejmują organizację imprez firmowych z udziałem pracowników i kontrahentów, przeprowadzanie spotkań biznesowych czy też delegacje służbowe. Czy usługa gastronomiczna może być kosztem podatkowym?
Usługa gastronomiczna a koszt
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podatnicy mogą wliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki, które zostały poniesione w związku z uzyskaniem przychodów, bądź w celu zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie są one wyłączone z kosztów ustawowo.
Jak określono w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP oraz w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF, wydatki na reprezentację, w tym na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, również alkoholowych, nie kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodów. W niektórych przypadkach można zastosować wyjątki.
Co to znaczy reprezentacja
Termin "reprezentacja" w kontekście podatku dochodowego oznacza wszelkie działania podjęte wobec obecnych lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub innych osób trzecich, mające na celu kreowanie pozytywnego wizerunku podatnika, aby ułatwić zawarcie umów lub stworzyć korzystne warunki do ich realizacji. Reprezentacja obejmuje wydatki poniesione na promowanie pozytywnego obrazu firmy, podkreślenie jej bogactwa i profesjonalizmu, niezależnie od poziomu ich wystawności czy okazałości.
Usługa gastronomiczna a reprezentacja
Przy wydatkach na usługi gastronomiczne, konieczne jest rozróżnienie, czy są one zaliczane do kosztów reprezentacji. Ważne jest uwzględnienie celu poniesienia wydatku, ogólnego kontekstu działalności podatnika oraz szczególnych okoliczności związanych z tym wydatkiem.
Koszty spotkania z kontrahentem
Czasami przedsiębiorstwa zapraszają swoich kontrahentów na spotkania biznesowe w lokalach gastronomicznych, takich jak restauracje czy kawiarnie. Obecne interpretacje organów podatkowych wskazują, że jeśli celem tych spotkań jest dyskusja nad warunkami bieżącej lub planowanej współpracy, negocjacje cen lub inne podobne kwestie biznesowe, a nie promowanie wizerunku firmy, wydatki poniesione na posiłki serwowane podczas tych spotkań mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. W takich sytuacjach, nie traktuje się ich jako wydatków na reprezentację.
Takie podejście potwierdził Szef Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 września 2017 roku (nr DPP13.8221.3A.2017.MNX), podkreślając, że do określenia, czy dany wydatek można zakwalifikować jako wydatek na reprezentację wyłączony z kosztów uzyskania przychodów, nie ma znaczenia miejsce serwowania posiłków ani charakter świadczonych usług gastronomicznych. Również fakt, czy spotkanie odbywa się w siedzibie firmy, czy poza nią, nie wpływa na ocenę tych wydatków. Nie są istotne również cechy takie jak wystawność czy okazałość serwowanych posiłków, ponieważ nie istnieje uniwersalny sposób na ocenę poziomu luksusu czy przepychu, który byłby sprawiedliwy dla wszystkich przedsiębiorstw.
Impreza organizacyjna w kosztach firmy
Usługa gastronomiczna w kosztach - usługi takie jak organizacja imprez integracyjnych mogą być zakupione w celu zacieśnienia więzi między pracownikami i poprawy atmosfery w miejscu pracy, co ma na celu integrację zespołu, poprawę komunikacji wewnętrznej, a także zwiększenie zaangażowania pracowników wobec pracodawcy i innych podobnych celów. Jeśli głównym zamierzeniem takiej imprezy jest wspieranie tych aspektów, wydatki poniesione na jej organizację (finansowane ze środków obrotowych) mogą generalnie zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Obejmuje to również wydatki na osoby towarzyszące pracownikom, nawet jeśli nie są one członkami ich rodzin, pod warunkiem, że główny cel imprezy nie sprowadza się wyłącznie do samych spotkań towarzyskich czy konsumpcji.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził to stanowisko w interpretacji indywidualnej z dnia 30 stycznia 2018 roku (nr 0111-KDIB2-1.4010.359.2017.1.AP), odnoszącej się do możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na usługi gastronomiczne, napoje itp., związanych z organizacją imprezy integracyjnej dla pracowników i ich towarzyszy. Organ podatkowy zaznaczył, że takie wydatki mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodów, o ile są należycie udokumentowane i służą interesowi ekonomicznemu pracodawcy, przyczyniając się do zwiększenia zaangażowania pracowników, ich lojalności, co może skutkować zmniejszeniem kosztów firmy, wzrostem przychodów oraz zabezpieczeniem i zachowaniem źródła przychodów.
Należy zauważyć, że jeżeli w imprezie integracyjnej uczestniczą osoby niebędące pracownikami firmy, takie jak kontrahenci, zleceniobiorcy czy podwykonawcy, wydatki na ich udział mogą być traktowane jako koszty reprezentacji, co oznacza ich wykluczenie z kosztów podatkowych. To stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych wydanych odpowiednio 9 stycznia 2018 roku (nr 0111-KDIB1-2.4010.411.2017.1.MS) oraz 17 października 2017 roku (nr 0111-KDIB1-1.4010.77.2017.1.MG), gdzie zaznaczono, że wydatki na imprezy jubileuszowe czy inne spotkania z udziałem kontrahentów i partnerów biznesowych mają na celu kreowanie pozytywnego wizerunku firmy i jako takie nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Alkohol w kosztach firmy
Jeżeli podczas firmowych spotkań pracodawca ponosi wydatki na zakup alkoholu, istnieje ryzyko, że te wydatki nie zostaną uznane za koszty uzyskania przychodów. Taki pogląd wyraził Dyrektor KIS w interpretacji z 1 września 2017 roku (nr 0114-KDIP2-1.4010.127.2017.1), argumentując, że nie można jednoznacznie powiązać zakupu alkoholu z zakładanymi celami spotkań, takimi jak zwiększenie motywacji do pracy czy poprawa atmosfery pracy. Spotkania mające na celu integrację i wzrost motywacji mogą przyczyniać się do zwiększenia przychodów, jednak wydatki na alkohol nie są bezpośrednio związane z tymi celami w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych.
Koszty wyżywienia pracowników w podróży służbowej
Wydatki na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowych nie są wykluczone z kosztów podatkowych, zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (PDOP) oraz art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PDOF). Oznacza to, że mogą one być ujmowane jako koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, jego zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.
Przeczytaj również:
W przypadku wydatków na wyżywienie związanych z podróżą służbową, przyjmuje się, że spełnione są warunki pozwalające na ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów, o ile wydatki te są racjonalne, ekonomicznie uzasadnione i należycie udokumentowane. Dotyczy to również sytuacji, kiedy wydatki na wyżywienie pracowników przekraczają ustalone diety. Pracodawcy mają możliwość wliczenia do kosztów usług gastronomicznych lub cateringowych, takich jak gotowe posiłki dla pracowników podczas godzin pracy, w celu zwiększenia efektywności pracy i minimalizacji wpływu czynników zewnętrznych na organizację pracy, np. poprzez unikanie konieczności opuszczania przez pracowników miejsca pracy w celu zakupu posiłków.
Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 29 grudnia 2017 roku (nr 0111-KDIB2-1.4010.276.2017.3.JP), w której rozpatrywano przypadek spółki finansującej z własnych środków obrotowych usługi gastronomiczne i cateringowe. Wydatki na catering ponoszone na rzecz pracowników podczas służbowych spotkań, takich jak narady, konferencje, szkolenia, również mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, co zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej z dnia 19 grudnia 2017 roku (nr 0111-KDIB1-2.4010.330.2017.2.BD).
Usługa gastronomiczna w kosztach -VAT od usług gastronomicznych
VAT naliczony od wydatków na usługi gastronomiczne, który nie może być odliczony na mocy przepisów ustawy o VAT, może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów. Jest to możliwe dzięki art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (PDOP) oraz art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PDOF), pod warunkiem, że zakupione usługi gastronomiczne były związane z działaniami na rzecz osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Takie podejście stosuje się również w przypadkach, gdy usługi gastronomiczne są zaliczane do wydatków na reprezentację. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 4 stycznia 2018 roku (nr 0111-KDIB2-1.4010.327.2017.1.AP), zauważając, że VAT naliczony od wydatków reprezentacyjnych, które nie są bezpośrednio kosztami podatkowymi, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Kluczowym warunkiem jest, że takie wydatki muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub ochrony źródła przychodów. To oznacza, że nawet wydatki, które z natury są wyłączone z bezpośrednich kosztów podatkowych, mogą pośrednio przyczynić się do zmniejszenia obciążeń podatkowych przedsiębiorstwa, pod warunkiem odpowiedniego uzasadnienia ich związku z działalnością gospodarczą.
