W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę jedną z kluczowych kwestii jest zachowanie właściwej formy tego oświadczenia. Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm., dalej k.p.), oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno być sporządzone na piśmie.
Naruszenie formy pisemnej a skuteczność wypowiedzenia
Należy jednak zwrócić uwagę, że nawet w przypadku, gdy forma pisemna nie została zachowana, wypowiedzenie umowy o pracę może być uznane za skuteczne. W praktyce oznacza to, że wypowiedzenie, które zostało złożone ustnie lub poprzez e-mail bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego, będzie prowadziło do rozwiązania umowy o pracę, o ile zawiera wszystkie wymagane elementy wypowiedzenia, takie jak data, określenie stron oraz informację o okresie wypowiedzenia.
Przesądza o tym zasada, zgodnie z którą oświadczenie woli, nawet jeśli jest obarczone wadą formalną, wywołuje określone skutki prawne (art. 61 Kodeksu cywilnego).
Obowiązek pisemnej formy a możliwość odwołania do sądu pracy
Pracownik, który otrzymał wypowiedzenie w sposób niezgodny z wymogami formalnymi (np. ustnie), ma prawo do wniesienia odwołania do sądu pracy na podstawie art. 44 k.p. W takim przypadku pracownik może domagać się uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy lub zasądzenia odszkodowania, zgodnie z art. 45 § 1 k.p. Termin na złożenie odwołania wynosi 21 dni od dnia doręczenia oświadczenia o wypowiedzeniu (art. 264 § 1 k.p.). Jeśli pracownik nie skorzysta z tej możliwości w przewidzianym terminie, wypowiedzenie staje się ostateczne i nie może być dalej kwestionowane.
Bieg okresu wypowiedzenia mimo wadliwego wypowiedzenia
Z chwilą, gdy pracownik otrzyma wadliwe wypowiedzenie, rozpoczyna się bieg okresu wypowiedzenia, nawet jeśli zostało ono dokonane w niewłaściwej formie. Okres wypowiedzenia jest liczony zgodnie z przepisami art. 36 k.p., w zależności od rodzaju umowy i stażu pracy u danego pracodawcy:
2 tygodnie, gdy pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
1 miesiąc, gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
3 miesiące, gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Długość okresu wypowiedzenia jest uzależniona od czasu zatrudnienia u danego pracodawcy, a jego bieg nie zostaje wstrzymany przez fakt złożenia odwołania do sądu pracy. Oznacza to, że po upływie okresu wypowiedzenia umowa o pracę ulega rozwiązaniu, a pracodawca jest zobowiązany do wystawienia świadectwa pracy zgodnie z art. 97 k.p.
Skutki niezachowania formy pisemnej dla pracodawcy
Z perspektywy pracodawcy, niewłaściwe sformalizowanie wypowiedzenia może prowadzić do komplikacji prawnych. Przede wszystkim musi on liczyć się z ryzykiem, że sąd pracy uzna odwołanie pracownika za zasadne. Pracodawca powinien wówczas liczyć się z możliwością przywrócenia pracownika do pracy lub zasądzenia odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, ale nie mniej niż za okres wypowiedzenia (art. 47(1) k.p.). Ponadto, jeśli sąd orzeknie na korzyść pracownika, pracodawca może zostać zobowiązany do uregulowania kosztów postępowania sądowego.
Próby naprawienia wad formalnych wypowiedzenia
Pracodawca, który zda sobie sprawę z wadliwości dokonanego wypowiedzenia, może zdecydować się na ponowne, tym razem zgodne z przepisami, wręczenie wypowiedzenia w formie pisemnej. Może to uczynić po zakończeniu okresu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. po jego powrocie ze zwolnienia lekarskiego. W ten sposób unika ryzyka związanego z możliwymi roszczeniami pracownika przed sądem pracy.
Wypowiedzenie podczas zwolnienia lekarskiego
Zgodnie z art. 41 k.p., pracodawca nie ma prawa wypowiedzieć umowy o pracę podczas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, w tym podczas zwolnienia lekarskiego, jeżeli okres tej nieobecności nie przekracza okresu uprawniającego do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Niezdolność do pracy spowodowana chorobą jest traktowana jako usprawiedliwiona nieobecność, co oznacza, że wręczenie wypowiedzenia w tym czasie jest prawnie nieskuteczne.
Ustne wypowiedzenie umowy o pracę - w przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się na wręczenie wypowiedzenia podczas zwolnienia lekarskiego, może ono zostać uznane za nieważne, co potwierdzają orzeczenia Sądu Najwyższego, takie jak wyrok z dnia 14 marca 2017 r., III PK 84/16. Sąd wskazał, że choroba jest usprawiedliwioną nieobecnością w pracy w rozumieniu art. 41 k.p., co wyklucza możliwość skutecznego wręczenia wypowiedzenia.
Weryfikacja zasadności zwolnienia lekarskiego
Pracodawca, który ma wątpliwości co do zasadności zwolnienia lekarskiego pracownika, może zwrócić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wystawienia zwolnienia. ZUS ma prawo do weryfikacji, czy zwolnienie lekarskie było uzasadnione stanem zdrowia pracownika. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, ZUS może cofnąć uprawnienia do zasiłku chorobowego, co może mieć wpływ na dalsze postępowanie pracodawcy w zakresie wypowiedzenia umowy.
Ustne wypowiedzenie umowy o pracę - podsumowanie
Mimo że wypowiedzenie umowy o pracę dokonane bez zachowania formy pisemnej może być skuteczne, wiąże się z ryzykiem prawnym zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Rozpoczęcie biegu okresu wypowiedzenia oraz terminu do złożenia odwołania do sądu pracy stawia pracownika w sytuacji, w której musi szybko podjąć decyzję co do dalszych kroków prawnych. Pracodawca z kolei powinien być świadomy możliwych roszczeń ze strony pracownika oraz potencjalnych konsekwencji związanych z naruszeniem przepisów.
W kontekście zwolnienia lekarskiego pracodawca musi szczególnie uważać, by nie naruszyć przepisów art. 41 k.p., które chronią pracownika w okresie usprawiedliwionej nieobecności.
