Ustawa o rachunkowości rozróżnia terminy "sprawozdanie finansowe" oraz "roczne sprawozdanie finansowe". Roczne sprawozdanie finansowe jest dokumentem przygotowanym na podstawie danych z ksiąg rachunkowych za okres jednego roku obrotowego, zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1. W sytuacjach innych niż roczne zamknięcie ksiąg, na przykład w dniu bezpośrednio poprzedzającym likwidację jednostki lub ogłoszenie jej upadłości (art. 12 ust. 2 pkt 6), przygotowywane jest sprawozdanie finansowe, które nie kwalifikuje się jako roczne.
Art. 12. o rachunkowości [Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych]
2.Księgi rachunkowe zamyka się, z zastrzeżeniem ust. 3–3d:
1)na dzień kończący rok obrotowy,
2)na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
3)na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
4)w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5)na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
6)na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
7)na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
– nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Sprawozdanie finansowe a roczne sprawozdanie finansowe - w kontekście procedur zatwierdzania i rewizji, art. 53 ust. 1 UoR stanowi, że do zatwierdzenia wymagane jest roczne sprawozdanie finansowe. Natomiast zgodnie z art. 64 ust. 1 UoR, obowiązkowi badania podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe pewnych działających jednostek określonych w tym przepisie. Zatem, zasadniczo, roczne sprawozdania finansowe są przedmiotem zarówno zatwierdzenia, jak i badania, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
Art. 53. o rachunkowości [Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki]
1.Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.Sprawozdanie finansowe na dzień poprzedzający likwidację
Ministerstwo Finansów wyraża pogląd, iż sprawozdanie finansowe przygotowane na dzień bezpośrednio poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji nie kwalifikuje się jako roczne sprawozdanie finansowe. Z tego względu, zgodnie z art. 53 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nie istnieje wymóg ani jego zatwierdzania, ani zgłaszania do Krajowego Rejestru Sądowego. Natomiast sprawozdanie finansowe za okres zakończony 31 grudnia roku, odpowiadające końcowi obrachunkowemu roku obrotowego przyjętego przez spółkę, będzie traktowane jako roczne sprawozdanie finansowe.
Sprawozdanie finansowe a roczne sprawozdanie finansowe
Zgodnie z pkt 3.1 Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 14, zatytułowanego "Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności", opublikowanego przez Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej dnia 28 lipca 2021 roku (Dz.Urz. MFFiPR poz. 119), roczne sprawozdanie finansowe definiowane jest jako sprawozdanie finansowe sporządzone na dzień bilansowy kończący rok obrotowy. KSR 14 podkreśla zatem, że kluczowym kryterium dla klasyfikacji sprawozdania jako rocznego jest jego sporządzenie na koniec okresu obrotowego, co jest zgodne z ogólną linią interpretacyjną Ministerstwa.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego w likwidacji
Zgodnie z pkt 6.7 Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 14, roczne sprawozdania finansowe jednostek, które są sporządzane przy założeniu niekontynuowania działalności, wymagają zatwierdzenia przez odpowiedni organ zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wyjątkiem są przypadki jednostek, dla których ogłoszono upadłość lub które przeszły przez postępowanie restrukturyzacyjne z ustanowionym zarządcą, chyba że dłużnik uzyskał odpowiednie zezwolenie zgodnie z prawem restrukturyzacyjnym. W kontekście spółek kapitałowych oraz spółek komandytowo-akcyjnych, wymóg zatwierdzenia dotyczy także sprawozdań finansowych sporządzonych na dzień bezpośrednio przed podziałem majątku, zgodnie z art. 288 i art. 476 Kodeksu spółek handlowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1526 ze zmianami).
Przeczytaj również:
Natomiast inne sprawozdania finansowe, które nie są sporządzane na koniec roku obrotowego, nie podlegają zatwierdzeniu na mocy wspomnianego przepisu, ponieważ nie są traktowane jako sprawozdania roczne. To rozróżnienie podkreśla ważność daty bilansowej w determinowaniu obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi, wskazując jednocześnie na specyficzne wyjątki dotyczące procedur zatwierdzania w pewnych okolicznościach prawnych i operacyjnych.
Dokumentacja likwidacji spółki z o.o.
Zgodnie z pkt 6.8 Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 14, jednostki, które sporządzają sprawozdania finansowe zakładając brak kontynuowania działalności, zobowiązane są do złożenia w odpowiednim rejestrze sądowym następujących dokumentów:
a) Roczne sprawozdanie finansowe, zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. To sprawozdanie jest standardowym wymogiem dla wszystkich jednostek i odnosi się do regularnego cyklu sprawozdawczego.
b) Bilans otwarcia likwidacji, który jest załącznikiem do wniosku o zgłoszenie likwidacji jednostki. Bilans ten jest kluczowym dokumentem, inicjującym formalny proces likwidacji, odzwierciedlając stan aktywów i pasywów na początku tego procesu.
c) Sprawozdanie likwidacyjne spółek kapitałowych i spółek komandytowo-akcyjnych, sporządzone na dzień poprzedzający podział majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli, zgodnie z art. 288 i art. 476 Kodeksu spółek handlowych. Dokument ten jest podsumowaniem procesu likwidacji, pokazującym, jak majątek spółki został rozdzielony między wspólników po zaspokojeniu wszelkich zobowiązań.
d) Sprawozdanie po zakończeniu likwidacji dla spółek kapitałowych i spółek komandytowo-akcyjnych, które jest składane wraz z wnioskiem o wykreślenie spółki z rejestru, również zgodnie z art. 288 i art. 476 Kodeksu spółek handlowych. Ten dokument potwierdza, że proces likwidacji został zakończony, a spółka jest gotowa do wykreślenia z rejestru.
Punkty c i d, odnoszą się do sprawozdań likwidacyjnych, które są związane z końcowymi etapami procesu likwidacji, pokazując finalizację rozliczeń między wspólnikami oraz z wierzycielami, co stanowi podstawę do wykreślenia spółki z rejestru. Wymóg ten podkreśla transparentność i odpowiedzialność finansową jednostek w procesie likwidacji, zapewniając, że wszystkie zobowiązania są odpowiednio dokumentowane i zgłaszane.
Przykład sprawozdania z likwidacji
Spółka kapitałowa została postawione w stan likwidacji 1 września 2023. Spółka sporządziła dwa sprawozdania finansowe:
na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji czyli za okres od 1-01-2023 do 31-08-2023
na dzień kończący rok obrotowy 31-12-2023 czyli za okres od 1-09-2023 do 31-12-2023.
Rok obrotowy spółki trwał od 1-01-2023 do 31-12-2023.
Pomimo, iż spółka sporządziła dwa sprawozdania finansowe, to zatwierdzeniu i złożeniu do KRS podlega roczne sprawozdanie finansowe sporządzone na dzień kończący rok obrotowy, czyli w tym przypadku za okres od 1 września 2023 do 31 grudnia 2023. Okres do końca sierpnia jest sprawozdaniem finansowym ale nie rocznym sprawozdaniem finansowym w rozumieniu Ustawy o rachunkowości - zgodnie z ustawą, tylko roczne sprawozdania finansowe podlegają zgłoszeniu do KRS.
Sprawozdanie na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji nie podlega obowiązkowi złożenia w KRS (nie jest rocznym sprawozdaniem finansowym).
Nota prawna:
NEX nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
