Prawidłowe ewidencjonowanie kosztów w KPiR jest istotne dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, w tym również dla praktyki stomatologiczne. Poniżej omówiono zasady ewidencjonowania wydatków związanych z zakupem materiałów medycznych wykorzystywanych w codziennej pracy, takich jak zamki ortodontyczne, łuki, pierścienie, wiertła dentystyczne, igły, strzykawki, a także materiały eksploatacyjne, jak chusteczki, kubeczki czy rękawiczki. Zasady te regulują przepisy prawa podatkowego, w tym rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące prowadzenia KPiR, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz interpretacje organów podatkowych.
Podstawy prawne ewidencji kosztów w PKPiR
Zasady prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) są uregulowane przez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów . Przepisy te szczegółowo opisują, w jaki sposób ewidencjonować różne rodzaje kosztów działalności gospodarczej, w tym zakupy materiałów medycznych w praktyce stomatologicznej.
Definicje materiałów i towarów handlowych w PKPiR
Rozliczanie materiałów medycznych w praktyce stomatologicznej – zasady księgowania w KPiR - zgodnie z § 3 pkt 1 Rozporządzenia, przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą muszą rozróżnić towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze w celu prawidłowego zaksięgowania kosztów. W przypadku praktyki stomatologicznej, materiały takie jak zamki ortodontyczne, łuki, pierścienie, materiały do wypełnień, wiertła i strzykawki powinny być prawidłowo sklasyfikowane i zaksięgowane.
Towary handlowe:
Towarami handlowymi są towary zakupione w celu ich dalszej sprzedaży w stanie nieprzetworzonym. W przypadku praktyki stomatologicznej towarami handlowymi mogą być np. produkty sprzedawane pacjentom, takie jak szczoteczki do zębów, pasty czy płyny do płukania ust.
Materiały podstawowe i pomocnicze:
Materiały podstawowe to surowce, które w procesie świadczenia usług stają się główną substancją gotowego wyrobu, jak np. materiały do wypełniania zębów, które stanowią część składową gotowej usługi stomatologicznej.
Materiały pomocnicze są to materiały, które choć nie stanowią głównej substancji wyrobu, to są niezbędne do świadczenia usług. Przykładem materiałów pomocniczych mogą być wiertła dentystyczne, igły, strzykawki, czy też środki higieniczne wykorzystywane podczas zabiegów.
Kolumny w PKPiR – ewidencjonowanie kosztów
Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR, które są załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów, koszty związane z działalnością gospodarczą należy klasyfikować do odpowiednich kolumn księgi, w zależności od rodzaju wydatku:
Kolumna 10 – zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu
Ta kolumna jest przeznaczona do ewidencjonowania kosztów związanych z zakupem towarów handlowych oraz materiałów podstawowych i pomocniczych, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem usług stomatologicznych.
Kolumna 13 – pozostałe wydatki
Kolumna ta obejmuje inne koszty związane z działalnością gospodarczą, które nie są bezpośrednio związane z wytwarzaniem produktów czy świadczeniem usług, np. czynsz za lokal, opłaty za media, zakup materiałów eksploatacyjnych jak kubeczki, rękawiczki czy chusteczki.
Ewidencjonowanie materiałów stomatologicznych
Materiały do wypełniania zębów (np. kompozyty, amalgamaty)
Materiały te stanowią materiały podstawowe, ponieważ są one integralną częścią gotowego wyrobu – wypełnienia zęba. W związku z tym ich zakup należy księgować w kolumnie 10 PKPiR.
Zamki ortodontyczne, łuki, pierścienie
W przypadku usług ortodontycznych, takie materiały jak zamki, łuki czy pierścienie są kluczowymi elementami, które stają się częścią końcowego produktu – aparatu ortodontycznego. Dlatego są one zaliczane do materiałów podstawowych i powinny być ewidencjonowane w kolumnie 10 PKPiR.
Masy wyciskowe
Masy wyciskowe są niezbędne do pobierania wycisków, co jest kluczowym etapem w świadczeniu usług protetycznych i ortodontycznych. Materiały te są klasyfikowane jako materiały pomocnicze, ponieważ oddają swoje właściwości usłudze. Ich zakup powinien być ewidencjonowany w kolumnie 10 PKPiR.
Wiertła dentystyczne, igły, strzykawki
Te materiały są bezpośrednio związane z realizacją usług stomatologicznych i są niezbędne do wykonywania zabiegów. W związku z tym są one klasyfikowane jako materiały pomocnicze i powinny być ewidencjonowane w kolumnie 10.
Chusteczki, kubeczki, rękawiczki
Materiały te nie oddają bezpośrednio swoich właściwości usłudze stomatologicznej i są zaliczane do materiałów eksploatacyjnych. Ich zakup powinien być ewidencjonowany w kolumnie 13 PKPiR jako pozostałe wydatki.
Przepisy dotyczące amortyzacji środków trwałych
Zakup środków trwałych, takich jak specjalistyczne urządzenia stomatologiczne, powinien być ewidencjonowany w sposób odmienny od materiałów eksploatacyjnych. Zgodnie z art. 22a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) , środki trwałe to składniki majątku o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok i wartości przekraczającej 10.000 zł. Środki trwałe powinny być amortyzowane, co oznacza, że ich wartość jest stopniowo zaliczana do kosztów uzyskania przychodu poprzez odpisy amortyzacyjne.
Art. 22a ust. 1 ustawy PIT
Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, kompletne i zdatne do użytku, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
Interpretacje podatkowe dotyczące ewidencji materiałów medycznych
Rozliczanie materiałów medycznych w praktyce stomatologicznej – zasady księgowania w KPiR - organy podatkowe wielokrotnie wydawały interpretacje dotyczące prawidłowego księgowania materiałów stomatologicznych. Poniżej przedstawiamy kilka z nich, które wyjaśniają, jak ewidencjonować wydatki na materiały stomatologiczne w PKPiR.
Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 22 lipca 2011 r. (IPTPB1/415-27/11-2/KSU)
Organ podatkowy stwierdził, że masy wyciskowe należy ewidencjonować w kolumnie 13 PKPiR, argumentując, że nie oddają one bezpośrednio swoich właściwości wyrobowi, a jedynie wspomagają proces wykonania usługi stomatologicznej.
Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 6 marca 2015 r. (ILPB1/415-1384/14-2/TW)
W tej interpretacji stwierdzono, że masy wyciskowe należy ewidencjonować w kolumnie 10, ponieważ bezpośrednio oddają swoje właściwości usłudze protetycznej.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 czerwca 2017 r. (0115-KDIT2-3.4011.42.2017.1.HD)
Organ podatkowy wskazał, że wydatki na zakup materiałów medycznych takich jak zamki ortodontyczne, materiały do wypełnień zębów są materiałami podstawowymi, które powinny być ewidencjonowane w kolumnie 10 PKPiR.
Ustawa o działalności leczniczej a ewidencja materiałów stomatologicznych
Dodatkowo, warto wspomnieć, że zgodnie z ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, każdy podmiot wykonujący działalność leczniczą, w tym praktyka stomatologiczna, zobowiązany jest do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji medycznej oraz księgowej związanej z prowadzoną działalnością. To dodatkowo podkreśla wagę prawidłowego ewidencjonowania kosztów, takich jak zakup materiałów medycznych.
Rozliczanie materiałów medycznych w praktyce stomatologicznej – zasady księgowania w KPiR - podsumowanie
Materiały podstawowe i pomocnicze (np. zamki ortodontyczne, łuki, materiały do wypełnień, wiertła, igły, masy wyciskowe) należy ewidencjonować w kolumnie 10 PKPiR, ponieważ są bezpośrednio związane z wykonywaniem usługi stomatologicznej lub ortodontycznej. Materiały eksploatacyjne (np. chusteczki, kubeczki, rękawiczki) należy księgować w kolumnie 13 PKPiR jako pozostałe wydatki, ponieważ nie oddają one bezpośrednio swoich właściwości wyrobowi końcowemu. Środki trwałe (np. specjalistyczne urządzenia stomatologiczne o wartości powyżej 10.000 zł) należy amortyzować zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a ich wartość stopniowo zaliczać do kosztów uzyskania przychodu.
Prawidłowe ewidencjonowanie kosztów działalności gospodarczej w PKPiR jest istotne dla przedsiębiorców prowadzących praktykę stomatologiczną. Stosowanie się do powyższych przepisów i interpretacji podatkowych zapewnia poprawność rozliczeń i minimalizuje ryzyko błędów podatkowych.
