Współczesne warunki pracy coraz częściej wymagają elastyczności zarówno od pracodawców, jak i pracowników. Wiele firm decyduje się na wprowadzenie pracy zdalnej, która staje się coraz bardziej popularna. Jednakże, wprowadzenie tego typu pracy wiąże się z różnymi wyzwaniami prawnymi. Jednym z nich jest pytanie, czy pracodawca może zobowiązać pracowników do wykorzystania dni pracy zdalnej okazjonalnej przed skorzystaniem z regularnej pracy zdalnej. W tym artykule przeanalizujemy tę kwestię oraz przedstawimy możliwe rozwiązania i zapisy, które mogą znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej.
Praca zdalna a regulamin
Postanowienie w regulaminie pracy zdalnej, które zobowiązuje pracowników do korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej w pierwszej kolejności, nie jest zgodne z przepisami i może zostać zakwestionowane. Taki zapis może być odbierany jako próba uniknięcia przez pracodawcę pewnych obowiązków, takich jak pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną. Jest to spowodowane regulacjami prawnymi dotyczącymi klasycznej pracy zdalnej i pracy zdalnej okazjonalnej.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej
Przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały na stałe wprowadzone do Kodeksu pracy na mocy ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, obowiązującej od 7 kwietnia 2023 r.
Art. 6718 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (k.p.) definiuje pracę zdalną:
"Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia."
Z kolei art. 6724 k.p. określa obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej, w tym:
zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
zapewnienie pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy oraz pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został ustalony;
zapewnienie pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna okazjonalna
Art. 6733 k.p. definiuje pracę zdalną okazjonalną:
"Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym."
Praca zdalna okazjonalna ma inny charakter niż praca zdalna klasyczna. Pracodawca nie jest zobowiązany do pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej okazjonalnej, takich jak koszty energii elektrycznej czy usługi telekomunikacyjne. Obowiązki pracodawcy są w tym przypadku znacznie ograniczone.
Regulamin pracy zdalnej a praca zdalna okazjonalna - z uwagi na różnice w regulacjach prawnych dotyczących klasycznej pracy zdalnej i pracy zdalnej okazjonalnej, zobowiązanie pracowników do wykorzystania pracy zdalnej okazjonalnej w pierwszej kolejności może być postrzegane jako sposób na uniknięcie przez pracodawcę określonych kosztów i obowiązków. Praca zdalna okazjonalna nie może być traktowana jako substytut regularnej pracy zdalnej, ponieważ oba te rodzaje pracy mają różne podstawy prawne i wymagania.
Możliwość ograniczenia pracy zdalnej okazjonalnej
Pracodawca może zdecydować, że ze względu na wprowadzenie pracy zdalnej w wymiarze 52 dni rocznie (1 dzień tygodniowo), praca zdalna okazjonalna nie będzie już co do zasady dopuszczalna. Pracodawca nie ma bowiem obowiązku zgadzania się na pracę zdalną okazjonalną, jeśli zdecyduje się na wprowadzenie stałej formy pracy zdalnej.
Przykładowy zapis w regulaminie pracy zdalnej może brzmieć:
"W związku z wprowadzeniem regularnej pracy zdalnej w wymiarze 1 dnia w tygodniu (52 dni w roku kalendarzowym), pracodawca informuje, że praca zdalna okazjonalna w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym nie będzie co do zasady dopuszczalna, chyba że zostanie uzgodniona indywidualnie z pracodawcą."
Praktyczne aspekty wdrożenia regulaminu pracy zdalnej
Koszty i obowiązki pracodawcy
Wprowadzenie regularnej pracy zdalnej wiąże się z określonymi kosztami i obowiązkami dla pracodawcy. Należy zapewnić pracownikom odpowiednie narzędzia pracy, pokryć koszty związane z eksploatacją sprzętu oraz ewentualne koszty energii i usług telekomunikacyjnych. Pracodawca musi także zapewnić wsparcie techniczne i szkolenia.
Ograniczenia pracy zdalnej okazjonalnej
Decydując się na ograniczenie pracy zdalnej okazjonalnej, pracodawca powinien jasno określić zasady i warunki, na jakich praca zdalna będzie wykonywana. Ważne jest, aby regulamin pracy zdalnej był zgodny z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz aby pracownicy byli świadomi swoich praw i obowiązków. Przed wprowadzeniem zmian w regulaminie pracy zdalnej, pracodawca powinien przeprowadzić konsultacje z pracownikami lub ich przedstawicielami.
Regulamin pracy zdalnej a praca zdalna okazjonalna - podsumowanie
Zobowiązanie pracowników do korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej przed skorzystaniem z regularnej pracy zdalnej nie jest zgodne z przepisami prawa pracy i może zostać uznane za próbę obejścia obowiązków pracodawcy. Praca zdalna klasyczna i praca zdalna okazjonalna podlegają różnym regulacjom prawnym i mają różne wymagania. Pracodawca może jednak ograniczyć możliwość korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej, wprowadzając regularną pracę zdalną na określonych zasadach. Przykładowy zapis w regulaminie pracy zdalnej może jasno określać, że praca zdalna okazjonalna będzie dopuszczalna tylko w wyjątkowych przypadkach, uzgodnionych indywidualnie z pracodawcą.
