Właściciele nieruchomości wynajmowanych w ramach działalności gospodarczej często przekazują na najemców koszty zużycia mediów, takich jak energia czy woda. Czy istnieje możliwość refakturowania mediów na najemców?
Media jako kompleksowa usługa
Istotne jest rozróżnienie, czy media są częścią kompleksowej usługi najmu, czy też są rozliczane osobno. W praktyce, jeśli najemca ma wpływ na wielkość zużycia mediów, np. poprzez indywidualne liczniki, wówczas media i najem są traktowane jako oddzielne usługi. W takiej sytuacji koszty mediów są rozliczane odrębnie. Jednakże, gdy nie ma ekonomicznego uzasadnienia dla oddzielnego rozliczania mediów, na przykład w przypadku krótkoterminowego najmu wakacyjnego, uznaje się, że media są integralną częścią usługi najmu. W takiej sytuacji koszty mediów są wliczone do ogólnych kosztów najmu i opodatkowane zgodnie z zasadami dla tej usługi. To samo dotyczy innych kosztów związanych z nieruchomością, takich jak podatek od nieruchomości czy koszty utrzymania części wspólnych, które również są obciążane najemcy jako część usługi najmu.
Przykład
Firma A wynajmuje jedno z biur w biurowcu. Przez miesiąc zużyła 500 kWh energii elektrycznej, a cena za kWh wynosi 0,50 zł. Koszt zużycia energii przez firmę A wynosi zatem 250 zł (500 kWh × 0,50 zł/kWh). Wynajmujący wystawia firmie A fakturę za najem za dany miesiąc, na której osobno wyszczególnione są koszty najmu powierzchni biurowej oraz koszty zużycia energii elektrycznej.
W takiej sytuacji rozliczenie mediów jest traktowane jako usługa odrębna od najmu, ponieważ najemca ma bezpośredni wpływ na wielkość ich zużycia i jest to wyraźnie dokumentowane przez liczniki. Wynajmujący ma obowiązek prowadzenia dokładnej ewidencji tych kosztów, aby prawidłowo rozliczyć się z podatku.
Czym jest refakturowanie mediów?
Refaktura mediów- w kontekście ustawy o VAT odnosi się do praktyki przerzucania kosztów na najemcę, który faktycznie korzysta z danego świadczenia, bez doliczania marży. Choć ustawa o VAT nie używa terminu refakturowania, jest to powszechnie akceptowane w praktyce biznesowej. Proces ten opiera się na artykule 8 ust. 2a, który określa, że jeśli podatnik działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej i bierze udział w świadczeniu usług, uznaje się, że otrzymał i wyświadczył te usługi sam.
Przykład
Najemca wynajmuje lokal komercyjny firmie B. Lokal ten korzysta z energii elektrycznej, którego dostawca wystawia faktury bezpośrednio na wynajmującego. Wynajmujący płaci faktury, a następnie refakturuje te koszty firmie B, przekazując je dokładnie w wysokości, jaką sam zapłacił, bez dodawania marży. W takiej sytuacji wynajmujący musi przestrzegać przepisy ustawy o VAT, stosując stawkę VAT odpowiednią do tej, która występuje na fakturze od dostawcy energii - działanie jest legalne i zgodne z ustawą o VAT, o ile wynajmujący dokładnie odzwierciedla koszty na fakturze refakturowanej, bez doliczania dodatkowych opłat.
Refakturowanie mediów w kontekście ustawy o VAT obejmuje stosowanie zasad, które są zbliżone do tych stosowanych przez dostawców mediów. Zgodnie z artykułem 19a ust. 5 pkt 4 oraz ust. 7 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, gazu przewodowego czy dostarczania wody powstaje z chwilą wystawienia faktury przez dostawcę, ale nie później niż z upływem terminu płatności określonego w umowie.
Zasady refakturowania mediów
W przypadku refakturowania, wynajmujący, który przekazuje te koszty najemcy, powinien stosować te same zasady. Oznacza to, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury za refakturowane media, ale nie później niż z upływem terminu płatności ustalonego między wynajmującym a najemcą. Wynajmujący ma obowiązek wystawić fakturę za refakturowane media, zwracając uwagę, aby robić to w odpowiednim terminie.
Przeczytaj również:
Jest to szczególnie ważne, ponieważ nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować naruszeniami przepisów podatkowych, w tym nieprawidłowościami w rozliczeniach VAT. W praktyce, wynajmujący powinien dokładnie śledzić terminy wystawienia faktur oraz terminy płatności, aby zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć potencjalnych problemów podatkowych.
Najem osobom fizycznym
W przypadku najmu osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, faktura nie musi być wystawiona, co stanowi wyjątek od standardowych zasad. Jednak w każdym przypadku rozliczeń z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą wymagane jest odpowiednie dokumentowanie transakcji w formie faktur VAT.
Najem a zwolnienie z kasy fiskalnej
W przypadku czynności dokonywanych na rzecz osób prywatnych, istnieje ogólny obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Jednakże, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. wprowadza pewne zwolnienia z tego obowiązku, co ma znaczenie w kontekście refakturowania mediów.
Zakres zwolnienia:
Dostawa towarów oraz świadczenie usług związanych z energią elektryczną, paliwami gazowymi, parą wodną, gorącą wodą i powietrzem do układów klimatyzacyjnych (PKWiU 35).
Usługi związane z uzdatnianiem i dostarczeniem wody (PKWiU 36)
Usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków (PKWiU 37)-
Zwolnienie ma na celu uproszczenie procesów księgowych dla określonych rodzajów transakcji, które mogą być trudne do ewidencjonowania w kasie na bieżąco, szczególnie w przypadkach, gdy usługi te są rozliczane na podstawie faktur otrzymanych od dostawców. W kontekście refakturowania, gdy wynajmujący przerzuca na najemcę koszty mediów (takie jak energia elektryczna czy woda) bez doliczania marży, może korzystać z tych samych zwolnień. Oznacza to, że nawet jeśli wynajmujący refakturowałby koszty mediów osobie prywatnej, nie musiałby ewidencjonować tej transakcji w kasie rejestrującej, pod warunkiem że dotyczy to usług wymienionych w załączniku do rozporządzenia.
Refaktura mediów - podsumowanie
Refakturowanie mediów to praktyka "przerzucania" kosztów zużytych mediów (takich jak energia, woda) na najemcę, który faktycznie z nich korzysta, bez doliczania marży. Chociaż ustawa o VAT nie używa terminu "refakturowanie", jest to powszechnie akceptowana praktyka w biznesie. W kontekście VAT, obowiązek podatkowy z tytułu dostaw mediów powstaje z chwilą wystawienia faktury, ale nie później niż z upływem terminu płatności, co oznacza, że faktura za refakturowane media powinna być wystawiona zgodnie z terminem płatności umowy.
