Od 1 stycznia 2019 roku, zgodnie z nowymi regulacjami wprowadzonymi na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, doszło do istotnych zmian w przepisach dotyczących świadectwa pracy i sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Uchylenie § 6 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy
Na mocy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 sierpnia 2019 roku (Dz.U. z 2019 r., poz. 1709), uchylony został § 6 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy z dnia 30 grudnia 2016 roku (Dz.U. z 2018 r. poz. 1289). Przepis ten zobowiązywał pracodawców do wydawania pracownikom odpisów świadectw pracy. Uchylono go w związku z wprowadzeniem nowych przepisów, które zmieniły sposób przechowywania i udostępniania dokumentacji pracowniczej.
Uchylenie tego przepisu nastąpiło ze względu na nowe regulacje, które wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 roku. Nowelizacja Kodeksu pracy oraz innych ustaw była związana ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy zostali zobowiązani do stosowania nowych zasad dotyczących dokumentacji pracowniczej, w tym świadectwa pracy.
Nowe obowiązki pracodawców na mocy art. 941² Kodeksu pracy
Od 1 stycznia 2019 roku w Kodeksie pracy obowiązuje art. 941², który nakłada na pracodawców obowiązek wydania na wniosek pracownika lub byłego pracownika kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej, w tym świadectwa pracy. Obowiązek ten rozciąga się także na osoby, które mają prawo do uzyskania dokumentacji po śmierci pracownika, takie jak dzieci, małżonkowie czy rodzice.
Zgodnie z tym przepisem, pracodawca musi wydać kopię dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub osób uprawnionych w terminie nie późniejszym niż 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Wniosek o wydanie kopii dokumentacji musi być odpowiednio włączony do akt osobowych pracownika w części B lub C, w zależności od charakteru dokumentacji.
Sposób wydawania kopii dokumentacji pracowniczej
Przepisy dotyczące świadectwa pracy – co warto wiedzieć? - Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku (Dz.U. poz. 2369) szczegółowo określa sposób wydawania kopii dokumentacji pracowniczej. W zależności od formy, w jakiej dokumentacja jest przechowywana przez pracodawcę, różnią się również sposoby jej udostępniania.
W przypadku przechowywania dokumentacji w formie papierowej:
Pracodawca wydaje kopię dokumentacji w postaci papierowej, która musi być opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z oryginałem.
Możliwe jest również wydanie dokumentacji w postaci elektronicznej, jako cyfrowe odwzorowanie sporządzone zgodnie z wymaganiami, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W przypadku przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej:
Dokumentacja może być wydana w postaci elektronicznej, zgodnie z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji elektronicznej.
Alternatywnie, możliwe jest wydanie dokumentacji w formie papierowej, jako wydruk z systemu, zawierający wszystkie metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.
Te szczegółowe przepisy mają na celu zapewnienie, że wydawane kopie dokumentacji będą zgodne z oryginałem i będą spełniały wszystkie wymagania formalne, co jest istotne z punktu widzenia zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
Praktyczne konsekwencje dla pracodawców
Zmiany w przepisach nakładają na pracodawców nowe obowiązki związane z przechowywaniem i udostępnianiem dokumentacji pracowniczej. W praktyce oznacza to, że pracodawcy muszą być przygotowani na szybkie i zgodne z przepisami wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub osób uprawnionych.
Pracodawcy powinni również pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, wydawanie kopii dokumentacji nie wymaga od wnioskodawcy wskazywania celu, dla którego żąda on tej dokumentacji. W związku z tym, pracodawcy muszą przestrzegać terminów i procedur określonych w rozporządzeniu, aby uniknąć ewentualnych sporów czy kar za naruszenie przepisów.
Kto może poświadczyć zgodność kopii z oryginałem?
Warto zaznaczyć, że poświadczanie zgodności kopii z oryginałem jest uprawnieniem notariuszy oraz profesjonalnych pełnomocników, takich jak adwokaci, radcy prawni czy rzecznicy patentowi. Pracodawcy oraz osoby działające w ich imieniu (np. pracownicy kadr) mają prawo do poświadczania zgodności kopii z przedłożonym dokumentem pracowniczym.
Oznacza to, że jeśli dokumentacja pracownicza jest udostępniana w formie kopii, to pracodawca lub upoważniony pracownik musi poświadczyć jej zgodność z oryginałem poprzez odpowiednie podpisanie dokumentu. Takie poświadczenie jest istotne, aby kopia miała pełną moc prawną i była uznawana za wiarygodny dowód.
Przepisy dotyczące świadectwa pracy – co warto wiedzieć? - podsumowanie
Nowe przepisy wprowadzone w związku z elektronizacją dokumentacji pracowniczej i skróceniem okresu jej przechowywania w znacznym stopniu zmieniły zasady udostępniania świadectw pracy i innych dokumentów pracowniczych. Uchylenie obowiązku wydawania odpisów świadectw pracy oraz wprowadzenie obowiązku wydania kopii dokumentacji na wniosek pracownika lub osób uprawnionych zwiększa elastyczność i usprawnia proces zarządzania dokumentacją pracowniczą.
