Przedsiębiorca, który otrzymał ulgę na zakup kasy fiskalnej, może spotkać się z koniecznością rozważenia zwrotu tej ulgi oraz ewentualnego wyrejestrowania kasy, gdy zaprzestanie czasowo lub trwale jej używania w swojej działalności. Przepisy podatkowe precyzują, w jakich okolicznościach przedsiębiorca zobowiązany jest do zwrotu otrzymanej ulgi oraz kiedy konieczne jest wyrejestrowanie kasy fiskalnej.
Podstawy prawne zwolnienia z VAT oraz ulgi na zakup kasy fiskalnej
Przedsiębiorca rozpoczynający ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej może skorzystać z ulgi na jej zakup. Zgodnie z przepisami art. 111 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, dalej Ustawy o VAT), podatnicy, którzy rozpoczęli ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, mają prawo do odliczenia od podatku kwoty wydanej na zakup kasy fiskalnej, do 90% jej wartości, ale nie więcej niż 700 zł.
Ulga ta jest szczególnie korzystna dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność na rynku detalicznym i usługowym, gdzie konieczne jest prowadzenie ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednak przepisy przewidują również sytuacje, w których przedsiębiorca jest zobowiązany do zwrotu tej ulgi.
Obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej
Przedsiębiorca, który skorzystał z ulgi na zakup kasy fiskalnej, jest zobowiązany do jej zwrotu w określonych przypadkach. Art. 111 ust. 6 u.p.t.u. nakłada na przedsiębiorcę obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot w kilku sytuacjach, w tym w przypadku, gdy w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji sprzedaży przedsiębiorca:
Zakończy działalność gospodarczą,
Trwale zaprzestanie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej,
Nie podda kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w wymaganym terminie.
Art. 111 ust. 6 Ustawy o VAT
Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończą działalność gospodarczą lub trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tych kas.
Przejściowe zaprzestanie korzystania z kasy fiskalnej - oznacza to, że przedsiębiorca musi zwrócić ulgę na zakup kasy fiskalnej, jeśli w ciągu trzech lat definitywnie zaprzestanie korzystania z kasy lub zakończy działalność, w ramach której prowadził ewidencję sprzedaży. Ważne jest, aby przedsiębiorca zrozumiał, że przepisy te dotyczą trwałego zaprzestania korzystania z kasy, a nie czasowego wstrzymania jej używania.
Zwrot ulgi w przypadku czasowego zaprzestania korzystania z kasy fiskalnej
Przepisy jasno określają, że obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej występuje tylko w przypadku trwałego zaprzestania jej użytkowania. Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, przedsiębiorca jest zobowiązany do zwrotu odliczonych kwot, jeśli w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy trwale zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy jej użyciu.
Czasowe wstrzymanie ewidencjonowania sprzedaży, np. w przypadku zmiany struktury działalności lub okresowej przerwy w świadczeniu usług na rzecz osób fizycznych, nie powoduje obowiązku zwrotu ulgi, pod warunkiem, że przedsiębiorca zamierza wznowić korzystanie z kasy w przyszłości. To oznacza, że czasowe zawieszenie korzystania z kasy nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku zwrotu otrzymanej ulgi, ani wyrejestrowania kasy, o ile kasa jest nadal zarejestrowana i używana po okresie przerwy.
§ 5 ust. 1 pkt 1 .
Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup kas, w przypadkach, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy.
Wyrejestrowanie kasy fiskalnej
Zgodnie z § 31 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, przedsiębiorca jest zobowiązany do wyrejestrowania kasy fiskalnej w przypadku trwałego zakończenia jej użytkowania. Oznacza to, że w sytuacji, gdy przedsiębiorca trwale zaprzestanie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, musi wyrejestrować kasę.
Jednakże, jeśli przedsiębiorca czasowo zaprzestaje korzystania z kasy, np. z powodu przerw w działalności lub chwilowego świadczenia usług wyłącznie na rzecz firm (bez konieczności ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych), nie ma obowiązku wyrejestrowania kasy. Oznacza to, że kasa może pozostać zarejestrowana, a przedsiębiorca będzie mógł ją ponownie używać, gdy wznowi świadczenie usług na rzecz osób fizycznych.
Ponowne korzystanie z kasy fiskalnej po przerwie
W przypadku, gdy przedsiębiorca czasowo zaprzestał prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej, ale w późniejszym czasie zdecyduje się ponownie świadczyć usługi na rzecz osób fizycznych, nie ma potrzeby ponownej rejestracji kasy fiskalnej, o ile kasa nie została wcześniej wyrejestrowana. Kasa może być nadal używana bez konieczności podejmowania dodatkowych formalności.
Jeśli jednak kasa została wyrejestrowana, przedsiębiorca będzie musiał dokonać jej ponownej rejestracji przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży. Ważne jest jednak, że w przypadku ponownej rejestracji tej samej kasy przedsiębiorca nie ma prawa do ponownego skorzystania z ulgi na jej zakup.
Przepisy dotyczące przeglądów technicznych kas fiskalnych
Przedsiębiorca, który korzysta z kasy fiskalnej, ma obowiązek poddawania jej okresowym przeglądom technicznym.
Zgodnie z art. 111 ust. 6 u.p.t.u., jednym z warunków utrzymania prawa do ulgi na zakup kasy jest przeprowadzanie przeglądów technicznych kasy w terminach określonych przez przepisy. Obowiązkowy przegląd techniczny kasy musi być wykonany przez uprawniony serwis kas rejestrujących, zgodnie z harmonogramem zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.
Brak przeprowadzenia takiego przeglądu w wymaganym terminie może skutkować koniecznością zwrotu ulgi na zakup kasy, nawet jeśli przedsiębiorca nadal używa kasy do ewidencjonowania sprzedaży.
Przykład: czasowe zawieszenie korzystania z kasy:
Przedsiębiorca prowadzi usługi na rzecz osób fizycznych i korzysta z kasy fiskalnej, ale w wyniku zmiany profilu działalności zaczyna świadczyć usługi wyłącznie na rzecz firm. W takiej sytuacji, jeśli przedsiębiorca nie zamierza trwale zaprzestać używania kasy, nie musi zwracać ulgi ani wyrejestrowywać kasy. W przyszłości, gdy zdecyduje się wznowić sprzedaż na rzecz osób fizycznych, może ponownie użyć tej samej kasy.
Przykład: wznowienie działalności po czasowej przerwie:
Przedsiębiorca po okresie kilku miesięcy wraca do świadczenia usług na rzecz osób fizycznych i chce ponownie korzystać z kasy fiskalnej. Jeśli kasa nie była wyrejestrowana, nie ma potrzeby jej ponownej rejestracji. Jeśli jednak kasa została wyrejestrowana, przedsiębiorca musi ponownie zarejestrować kasę fiskalną w urzędzie skarbowym.
Przedsiębiorca, który korzysta z kasy fiskalnej, musi pamiętać o obowiązkowych przeglądach technicznych. Brak przeprowadzenia przeglądu może skutkować koniecznością zwrotu ulgi, nawet jeśli kasa jest nadal używana.
Przejściowe zaprzestanie korzystania z kasy fiskalnej - podsumowanie
Czasowe zaprzestanie korzystania z kasy fiskalnej nie powoduje obowiązku zwrotu ulgi na zakup kasy, ani konieczności jej wyrejestrowania. Warunkiem jest brak trwałego zaprzestania korzystania z kasy. Trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej w okresie 3 lat od rozpoczęcia jej użytkowania skutkuje obowiązkiem zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej. Jeśli przedsiębiorca wznowi świadczenie usług na rzecz osób fizycznych po czasowej przerwie, nie ma konieczności ponownej rejestracji kasy fiskalnej, o ile kasa nie została wyrejestrowana. Ponowna rejestracja kasy nie uprawnia jednak do ponownego skorzystania z ulgi. Przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej musi pamiętać o obowiązkowych przeglądach technicznych, aby zachować prawo do ulgi na jej zakup.
