Czy przedsiębiorca jest zobowiązany do zachowywania wydruków potwierdzeń zapłaty, które są generowane przez terminale płatnicze podczas transakcji kartą?
Wydruki z terminala płatniczego
Aktualne przepisy prawne nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku przechowywania wydrukowanych potwierdzeń płatności z terminali płatniczych. Taki obowiązek może jednak wynikać z postanowień umów zawieranych, zwłaszcza z firmami dostarczającymi usługi terminali płatniczych.
Przechowywanie wydruków z terminali płatniczych
Aktualne regulacje prawne nie nakładają na przedsiębiorców wymogu zachowywania potwierdzeń płatności wydrukowanych przez terminale płatnicze. Szczególnie, żaden z przepisów podatkowych nie wymaga, aby takie potwierdzenia były traktowane jako dowody księgowe czy dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg podatkowych, o których mowa w art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej z dnia 29.08.1997 r. Przechowywanie potwierdzeń zapłaty z terminala płatniczego - aktualnie, z obowiązującego prawa nie wynika obowiązek przechowywania wydruków z terminali płatniczych. Jednakże, przedsiębiorcy mogą być zobowiązani do ich przechowywania na podstawie umów zawieranych z dostawcami usług terminali płatniczych.
Przykład:
Przedsiębiorca prowadzi sklep odzieżowy i korzysta z terminali płatniczych dostarczanych przez firmę Y, która specjalizuje się w obsłudze takich urządzeń. W umowie zawartej między przedsiębiorcą X a firmą Y znajduje się klauzula, która zobowiązuje przedsiębiorcę do przechowywania wszystkich wydrukowanych potwierdzeń płatności przez okres jednego roku. Celem tej klauzuli jest umożliwienie firmie Y audytu transakcji w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, jak np. oskarżenia o oszustwo płatnicze lub błędy techniczne w terminalach. W takim przypadku, pomimo braku bezpośredniego prawnego wymogu zapisanego w przepisach podatkowych, przedsiębiorca musi przestrzegać warunków umowy z firmą Y, aby uniknąć ewentualnych sankcji umownych czy problemów prawnych związanych z niewywiązywaniem się z warunków umowy.
Przeczytaj również:
Przechowywanie potwierdzeń zapłaty z terminala płatniczego - podsumowanie
Przedsiębiorcy nie są zobowiązani przez obowiązujące przepisy prawne do przechowywania potwierdzeń płatności wydrukowanych przez terminale płatnicze. Nie wynika to ani z przepisów podatkowych, ponieważ te potwierdzenia nie są uznawane za dowody księgowe ani dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg podatkowych, zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej z dnia 29.08.1997 r. Mimo to, w niektórych przypadkach, na podstawie umów zawartych między przedsiębiorcami a firmami obsługującymi terminale płatnicze, może istnieć wymóg przechowywania tych dokumentów. Na przykład, przedsiębiorca prowadzący sklep odzieżowy i korzystający z usług firmy dostarczającej terminale płatnicze może być zobowiązany do przechowywania potwierdzeń płatności z terminali na mocy klauzuli umownej wymagającej tego w celu umożliwienia audytu transakcji w przypadku wystąpienia nieprawidłowości.
