Wybierz swoje biuro rachunkowe

5 kwi

Prywatny samochód w firmie

Wykorzystywanie prywatnego samochodu w celach biznesowych i rozliczanie związanych z tym kosztów może stanowić korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy używają swojego prywatnego samochodu do celów służbowych. Pozwala to na zmniejszenie obciążeń podatkowych. Od 2019 roku, na mocy zmian w ustawie o podatku dochodowym, zmieniono zasady rozliczania kosztów samochodu prywatnego na podstawie kilometrówki.

Kilometrówka czy 20% za prywatny samochód

Jak podkreślono w art. 23 ust. 1 pkt 46, wydatki związane z eksploatacją samochodów osobowych będących własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy, nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu na poprzednich zasadach, które dotyczyły prowadzenia kilometrówki. Jeżeli jednak przedsiębiorca używa swojego prywatnego samochodu również w celach biznesowych, może on wliczyć do kosztów 20% wartości faktur związanych z eksploatacją tego pojazdu.

Ważne! Aktualnie przedsiębiorcy nie mają obowiązku prowadzenia kilometrówki aby rozliczać w kosztach prywatny samochód osobowy wykorzystywany na cele prowadzonej działalności gospodarczej (limit 20%).

Prywatny samochód zamiast środka trwałego

Korzystając z prywatnego samochodu w działalności gospodarczej, który nie jest wprowadzony jako środek trwały przedsiębiorstwa, przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego. Koszty eksploatacji takiego samochodu w ramach działalności, na przykład zakup paliwa, usługi myjni czy napraw, mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, jednak tylko do wysokości 20% ich wartości.

Ograniczenie dotyczy przypadków, gdy prywatny samochód jest wykorzystywany przez podatnika zarówno do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, jak i do użytku prywatnego (bez wprowadzenia do środków trwałych i poza najmem lub umowami o podobnym charakterze). Ograniczenie to obejmuje wszystkie wydatki na bieżącą eksploatację samochodu, a kluczowe będzie odpowiednie udokumentowanie tych kosztów np.: faktura na zakup paliwa odpowiednio udokumentowana jako zakup na firmę. Dla podatników VAT czynnych, do kosztów można doliczyć 20% z sumy wartości netto i 50% kwoty VAT, którego nie odliczono. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT mogą wliczyć do kosztów 20% z wartości brutto.

Odliczenie VAT od prywatnego samochodu

Podatnicy, zarówno w przypadku samochodów osobowych będących środkami trwałymi firmy, jak i prywatnych pojazdów używanych wyłącznie w działalności, muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT (nie dla celów podatku dochodowego), jeśli chcą odliczyć 100% VAT naliczonego na fakturach za paliwo oraz innych wydatków związanych z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w celach biznesowych. Bez kilometrówki odliczeniu podlega 50% VAT. Zgodnie z art. 86a ustawy o VAT, taki obowiązek ma miejsce, kiedy przedsiębiorca zamierza odliczyć cały naliczony podatek VAT od kosztów związanych z takim pojazdem.

Mali przedsiębiorcy rzadko korzystają z możliwości odliczenia 100% VAT – wymaga to odpowiedniego zgłoszenia samochodu osobowego w US oraz prowadzenia kilometrówki zgodnej z przebiegiem pojazdu. Art. 86a ust. 3 pkt 1 tej ustawy określa, że prawo do odliczenia 100% VAT przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy prywatny samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej lub gdy jest to pojazd konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób, włączając kierowcę, pod warunkiem, że dokumenty wydane na podstawie przepisów o ruchu drogowym potwierdzają takie przeznaczenie pojazdu (np.: odpowiednie potwierdzenie stacji diagnostycznej). Warunkiem koniecznym do spełnienia, aby pojazd osobowy mógł być uznany za wykorzystywany wyłącznie w działalności, jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki, dla celów VAT.

Kiedy odliczysz 100% VAT:

Powyżej 3,5t i poniżej z VAT-1/VAT-2 - samochód powyżej 3,5t lub poniżej 3,5t - jeden rząd siedzeń i aktualne VAT-1 lub VAT-2 czyli dodatkowe badanie techniczne potwierdzone zaświadczeniem z OSKP, brak obowiązku kilometrówki
Poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2 - nie spełnia definicji sam. ciężarowego w VAT i PIT, brak aktualnego VAT-1 lub VAT-2 czyli brak zaświadczenia z OSKP, obowiązek kilometrówki przy pełnym odliczeniu VAT

Ubezpieczenie prywatnego samochodu

W zakresie ubezpieczenia samochodu osobowego, przedsiębiorcy mogą również rozliczać w kosztach 20% jego wartości. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca zakupił polisę OC za 1400 zł dla prywatnego samochodu używanego w działalności, może zaliczyć do kosztów jedynie 280 zł. Przy rozliczaniu kosztów eksploatacji nie będzie wymagane prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu - zamiast kilometrówki ustawodawca wprowadził limit 20%.

Przeczytaj również:

Przykład:

Przedsiębiorca posiada prywatny samochód osobowy który chce wykorzystywać w celach firmowych ale bez konieczności wprowadzenia wspomnianego samochodu do środków trwałych. W takim przypadku istnieje możliwość odliczania 50% VAT od zakupów związanych z eksploatacją oraz uwzględnienia w KPIR takiego wydatku (20%). W każdym momencie przedsiębiorca może zrezygnować z tego rozwiązania i np.: sprzedać samochód prywatnie.

Przykład:

Przedsiębiorca zwolniony z VAT zamierza używać swojego prywatnego samochodu osobowego w jednoosobowej działalności gospodarczej. W tym przypadku koszty eksploatacji będą ujmowane w KPiR według limitu 20% liczonego od kwoty brutto faktury.

Od 2019 roku zasady kilometrówki uległy zmianie, wprowadzając możliwość rozliczenia tylko 20% wartości z faktur lub rachunków za eksploatację pojazdu. Dla pracodawców rozliczających koszty używania przez pracowników prywatnych pojazdów do celów służbowych, zasady kilometrówki pozostają niezmienione.

Przykład rozliczenia prywatnego samochodu w firmie

Prywatny samochód w firmie - załóżmy, że koszt naprawy brutto wynosi 2460 zł, a stawka VAT to nadal 23%. Właściciel firmy to czynny podatnik VAT rozliczający się na zasadach książki przychodów i rozchodów. Obliczenia będą obejmować:

1. Koszt naprawy brutto;

2. Koszt naprawy netto (bez VAT);

3. 50% nieodliczonego podatku VAT;

4. Podstawę obliczenia kosztu uzyskania przychodu (koszt naprawy netto + 50% nieodliczonego podatku VAT);

5. Koszt uzyskania przychodu (20% podstawy obliczenia);

6. Kwotę korzyści na podatku dochodowym (przy założeniu rozliczenia liniowego: 19% kosztu uzyskania przychodu);

7. Całość korzyści po rozliczeniu faktury (50% rozliczonego VAT + korzyść na podatku dochodowym);

Obliczenia:

Koszt naprawy brutto: 2460 zł
Koszt naprawy netto (bez VAT): 2000 zł
50% nieodliczonego podatku VAT: 230 zł
Podstawa obliczenia kosztu uzyskania przychodu (koszt naprawy netto + 50% nieodliczonego podatku VAT): 2230 zł
Koszt uzyskania przychodu (20% podstawy obliczenia): 446 zł (kwota do ujęcia w książce przychodów i rozchodów).
Kwota korzyści na podatku dochodowym (przy rozliczeniu liniowym: 19%): 84,74 zł
Całość korzyści po rozliczeniu FV (50% rozliczonego VAT + korzyść na podatku dochodowym): 314,74 zł.

Obliczenia pokazują, jak koszty naprawy samochodu mogą być rozliczane w kontekście podatkowym, oferując korzyści podatkowe. Do korzyści można również doliczyć oszczędność 4,9% na składce zdrowotnej, czyli 21,85 zł (446 zł x 4,9%).