Przedsiębiorca zamierza wypłacić premię roczną wszystkim pracownikom. Każdy pracownik otrzyma taką samą kwotę, niezależnie od liczby dni nieobecności w pracy. To rodzi pytania dotyczące wpływu tej premii na różne aspekty wynagrodzenia i świadczeń pracowniczych, takie jak podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, świadczeń chorobowych oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ponadto pojawia się kwestia, czy taką premię należy wykazywać w formularzu Z-3 kierowanym do ZUS w przypadku, gdy pracownik ma mieć wypłacany zasiłek. Przyjrzyjmy się bliżej tym zagadnieniom.
Świadczenia Chorobowe
Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636 z późn. zm.), przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku. Artykuł ten brzmi następująco:
"Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i macierzyńskiego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku."
Oznacza to, że w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się jedynie te elementy wynagrodzenia, które są pomniejszane za okresy absencji zdrowotnej. W praktyce, jeżeli składnik wynagrodzenia jest wypłacany pracownikowi w pełnej wysokości niezależnie od jego obecności w pracy (jak ma to miejsce w przypadku premii rocznej), nie wlicza się go do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Premia roczna, jako składnik wynagrodzenia niepomniejszany za okresy usprawiedliwionej nieobecności, nie powinna więc być uwzględniana w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego.
Wynagrodzenie urlopowe
Zgodnie z art. 172 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.), za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.
"Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował."
Premia roczna: wpływ na wynagrodzenie i świadczenia pracowników - szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia za czas urlopu określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14 z późn. zm.). W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się stałe składniki wynagrodzenia oraz zmienne składniki, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc.
W przypadku premii rocznej, która jest składnikiem wynagrodzenia za okres dłuższy niż jeden miesiąc, obowiązują inne zasady. Zgodnie z § 12 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia:
"Składniki wynagrodzenia należne za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach ich wypłaty, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy."
Oznacza to, że premia roczna nie jest włączana do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, gdyż korzystanie z urlopu nie wpływa na jej wysokość.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Podobnie jak w przypadku wynagrodzenia urlopowego, premia roczna nie powinna być uwzględniana przy ustalaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Wynika to z faktu, że premia ta nie jest pomniejszana za okresy nieobecności w pracy, a zatem nie ma wpływu na jej wysokość w kontekście ekwiwalentu.
Formularz Z-3 i ZUS
Kwestia wykazywania premii rocznej w formularzu Z-3 kierowanym do ZUS pojawia się w kontekście wypłaty zasiłku. Generalnie, składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania zasiłku, nie wykazuje się w zaświadczeniu ZUS Z-3. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zasiłek przysługuje za okres po ustaniu zatrudnienia. W takim przypadku należy uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo, w tym również premię roczną. Podstawy prawne dotyczące formularza Z-3 znajdują się w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz w ustawie z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Premia roczna: wpływ na wynagrodzenie i świadczenia pracowników - podsumowanie
Reasumując, premia roczna wypłacana pracownikom nie powinna być uwzględniana przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Wynika to z faktu, że premia ta nie jest pomniejszana za okresy nieobecności w pracy. Ponadto, premii rocznej nie należy wykazywać w zaświadczeniu ZUS Z-3, chyba że jest to związane z wypłatą zasiłku po ustaniu zatrudnienia.
