Praca zdalna stała się nieodłącznym elementem współczesnego rynku pracy, szczególnie w obliczu globalnych zmian i konieczności adaptacji do nowych realiów. W związku z tym zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą zrozumieć zasady związane z pokrywaniem kosztów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych w warunkach domowych. W niniejszym artykule omówimy, czy zwrot kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, w tym internetu, poniesionych przez pracownika świadczącego pracę zdalnie, będzie zwolniony z opodatkowania oraz czy wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez pracodawcę.
Praca zdalna w świetle przepisów kodeksu pracy
Na podstawie art. 6718 Kodeksu pracy, pracownik może wykonywać pracę całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez niego i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracę wykonywaną w ten sposób określa się mianem pracy zdalnej. Artykuł ten brzmi:
"Art. 6718 § 1. Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość."
Obowiązki Pracodawcy podczas pracy zdalnej
W przypadku świadczenia przez pracownika pracy zdalnej, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków pracy oraz pokrycia kosztów związanych z jej wykonywaniem.
Zgodnie z art. 6724 § 1 K.p., pracodawca musi:
Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony m.in. w regulaminie.
Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Obowiązek pokrycia ww. kosztów może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości tego ryczałtu bierze się pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Tak wynika z art. 6724 § 4 i 5 K.p.:
"Art. 6724 § 4. Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2, może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. § 5. Przy ustalaniu wysokości ryczałtu, o którym mowa w § 4, bierze się pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych."
Zwolnienie z opodatkowania zwrotu kosztów pracy zdalnej
Praca zdalna a koszty energii - zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika oraz wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PDOF). Stanowi o tym wprost art. 6725 K.p., który brzmi:
"Art. 6725. Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika oraz wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PDOF."
Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów
Koszty związane z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej, takie jak koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, czy jej organizacji, stanowią realizację obowiązku nałożonego na pracodawcę przepisami prawa pracy oraz są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF:
"Art. 22 ust. 1. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy."
Ponadto, zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy o PDOF:
"Art. 22 ust. 6ba. Należności ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przeciwnym razie stanowić będą koszty podatkowe w dniu ich wypłaty."
W praktyce, jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi koszty energii elektrycznej, internetu czy telefonu, które są niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych w ramach pracy zdalnej, takie wydatki nie stanowią przychodu pracownika. Jednocześnie pracodawca może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że są one racjonalne i ekonomicznie uzasadnione.
Przykład
Pracownik od 1 maja 2024 r. świadczy pracę zdalnie z miejsca swojego zamieszkania. Pracodawca zwraca mu koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, w tym internetu, poniesione w czasie wykonywania obowiązków służbowych.
Zwrot kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych:
Pracodawca zwraca pracownikowi miesięcznie 200 zł za energię elektryczną i 100 zł za internet. Zwrot ten nie stanowi przychodu pracownika, zgodnie z art. 6725 K.p.
Ewidencja księgowa:
Wn konto 40 "Koszty rodzajowe" 300 zł
Ma konto 24 "Rozrachunki z pracownikami" 300 zł
Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów:
Wydatki te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, dlatego mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF.
Zapewnienie zwrotu kosztów pracownikom pracującym zdalnie niesie ze sobą pewne ryzyko, ale także wiele zalet. Ryzyko dotyczy głównie konieczności prawidłowego udokumentowania wydatków oraz ich racjonalności i ekonomicznego uzasadnienia. Zalety obejmują poprawę warunków pracy, zwiększenie efektywności pracowników oraz możliwość zaliczenia tych kosztów do kosztów uzyskania przychodów.
Praca zdalna a koszty energii - podsumowanie
Zwrot kosztów energii, internetu i telefonu pracownikom świadczącym pracę zdalnie jest zwolniony z opodatkowania i może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Jest to zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kluczowe jest jednak prawidłowe udokumentowanie tych wydatków oraz ich racjonalność i ekonomiczne uzasadnienie.
Praca zdalna stała się trwałym elementem współczesnego rynku pracy, a prawidłowe zarządzanie kosztami związanymi z jej wykonywaniem jest istotne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Zachęcam do dokładnej analizy przepisów oraz konsultacji z doradcą podatkowym w przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących zwrotu kosztów pracy zdalnej.
Podstawy Prawne
Kodeks pracy (Dz.U. z 2021 r. poz. 1162 ze zm.):
Art. 6718 § 1: "Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość."
Art. 6724 § 1: "Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej."
Art. 6724 § 4: "Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w § 1 pkt 2, może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej."
Art. 6725: "Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika oraz wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PDOF."
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):
Art. 22 ust. 1: "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy."
Art. 22 ust. 6ba: "Należności ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przeciwnym razie stanowić będą koszty podatkowe w dniu ich wypłaty."
