Przedsiębiorcy mają czas do końca marca każdego roku na przygotowanie i podpisanie sprawozdania finansowego. Do 2018 roku wymagano, aby sprawozdania finansowe były przedstawiane w wersji papierowej, ale z dniem 1 października 2018 roku, przeniesiono ten obowiązek wyłącznie na format elektroniczny, który musi być spójny pod względem logicznej struktury.
Art. 52. [Termin sporządzenia i podpisywanie sprawozdania finansowego]
1. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
2. Sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w ust. 2b.[..]
Podpisanie sprawozdania finansowego - zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, obowiązek podpisu na sprawozdaniu finansowym spoczywa na osobie odpowiedzialnej za księgowość danej jednostki oraz na kierowniku jednostki. Procedura podpisywania sprawozdania finansowego jest uznana za zakończoną, gdy wymagane podpisy znajdą się na dokumencie. Przepisy nie precyzują, czy podpisy muszą być złożone podczas oficjalnego spotkania kierownictwa, wspólników lub komplementariuszy, ani też nie określa, że wszystkie podpisy muszą zostać złożone jednocześnie.
Odpowiedzialność za podpisanie sprawozdania finansowego
Odpowiedzialność za podpisanie sprawozdania finansowego spoczywa na osobie zarządzającej księgowością danego przedsiębiorstwa (na przykład głównej księgowej) oraz na kierowniku jednostki. Określenie, kto pełni rolę kierownika jednostki, zależy od formy prawnej prowadzonej działalności:
- w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej obowiązek ten spoczywa na właścicielu firmy.
- dla spółki cywilnej lub spółki jawnej odpowiedzialni są wspólnicy zarządzający sprawami spółki.
- w spółce partnerskiej za podpisanie sprawozdania mogą być odpowiedzialni zarówno wspólnicy zarządzający sprawami spółki, jak i zarząd.
- w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej za to zadanie odpowiada komplementariusz.
- dla spółki akcyjnej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) odpowiedzialni są wszyscy członkowie zarządu.
Podpis sprawozdania finansowego a biuro rachunkowe
Jeżeli księgowość przedsiębiorstwa jest prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe, to obowiązek podpisania e-sprawozdania spoczywa na osobie, która bezpośrednio zajmuje się księgami rachunkowymi firmy, a nie na właścicielu biura rachunkowego, chyba że to właśnie on osobiście odpowiada za prowadzenie księgowości (warto przejrzeć zapisy umowy o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych).
Czym podpisać sprawozdanie finansowe
Kluczowe jest to, że sprawozdanie finansowe wymaga zatwierdzenia za pomocą podpisu elektronicznego, co jest bezpośrednim wymogiem wynikającym z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, sprawozdanie finansowe musi być przygotowane w formie elektronicznej i opatrzone jedną z trzech dopuszczalnych form podpisu:
Kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
podpisem zaufanym lub,
podpisem osobistym.
Wybór między rodzajami podpisu zależy od preferencji podpisujących i wszystkie one są uznawane za równoważne - osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego mają dowolność w wyborze sposobu autoryzacji dokumentu.
Art. 52. [Termin sporządzenia i podpisywanie sprawozdania finansowego]
2a. Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie.
Wprowadzone z dniem 1 stycznia 2022 r. zmiany w ustawie o rachunkowości, dokonane poprzez dodanie art. 52 ust. 2a, przynoszą istotne nowości w zakresie odpowiedzialności za sprawozdanie finansowe. Zgodnie z nowym zapisem, złożenie podpisu pod sprawozdaniem finansowym jest jednoznacznym potwierdzeniem, że dokument ten spełnia wszystkie wymagania określone w ustawie o rachunkowości. Ten przepis stanowi wyraźne ugruntowanie prawne dla konsekwencji podpisania sprawozdania finansowego, które wcześniej były wskazane z innych artykułów ustawy.
Przeczytaj również:
Potwierdzenie rzetelności sprawozdania finansowego
Podpisanie sprawozdania finansowego nie jest już tylko formalnością- wiąże się z bezpośrednią odpowiedzialnością za rzetelne, jasne i wiarygodne przedstawienie sytuacji finansowej oraz wyników działalności jednostki, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Osoby, które podpisują sprawozdanie finansowe, muszą mieć świadomość, że na ich barkach spoczywa odpowiedzialność za jego zawartość, a za ewentualne nieprawidłowości mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnej, zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości.
Art. 77. [Odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych]
Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1)nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2)niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych
- podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Celem wprowadzenia tego zapisu, jak wyjaśniono w uzasadnieniu do nowelizacji, było zapewnienie równoważności skutków prawnych między złożeniem podpisu a złożeniem oświadczenia przez członków zarządu wieloosobowych jednostek, potwierdzającego zgodność sprawozdania finansowego z wymogami ustawy. Takie uregulowanie miało na celu uproszczenie procedur oraz zwiększenie elastyczności w potwierdzaniu zgodności sprawozdań finansowych z prawem, zachowując jednocześnie pełną odpowiedzialność za ich treść.
Weryfikacja podpisu sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe można autoryzować za pomocą bezpłatnego podpisu zaufanego, korzystając z aplikacji e-Sprawozdania Finansowe lub bezpośrednio na portalu obywatel.gov.pl. Ta metoda umożliwia podpisywanie elektronicznych dokumentów przez jedną lub więcej osób. Dzięki tej usłudze, możliwe jest nie tylko opatrzenie sprawozdania finansowego podpisem zaufanym, ale również weryfikacja, czy dokument został podpisany przez inne osoby, a także czy złożone podpisy są ważne.
Odmowa podpisu sprawozdania finansowego
Osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego mogą znaleźć się w sytuacji, gdy z różnych przyczyn, takich jak brak możliwości zweryfikowania danych księgowych lub konflikty w zarządzie, nie chcą lub nie mogą złożyć swojego podpisu pod dokumentem. Od roku 2022, w ustawie o rachunkowości zaimplementowano nowe przepisy, które regulują kwestię odmowy podpisania sprawozdania finansowego.
Zgodnie z art. 52 ust. 2c tej ustawy, w przypadku odmowy podpisu, należy sporządzić dokument, który jednoznacznie wskazuje, do którego sprawozdania finansowego się odnosi. Ustawodawca wymaga, aby wskazać datę i godzinę podpisania sprawozdania przez osobę odpowiedzialną za księgi rachunkowe, co może budzić wątpliwości w sytuacji, gdy to właśnie ta osoba odmawia podpisu. Jednak, jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów, termin "w szczególności" sugeruje, że metody identyfikacji dokumentu nie są ograniczone wyłącznie do tych danych. Można więc użyć innych cech dokumentu, które pozwolą na jego jednoznaczne powiązanie z odmową podpisu.
Art. 52. [Termin sporządzenia i podpisywanie sprawozdania finansowego]
2c. W treści odmowy podpisu, o której mowa w ust. 2, oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia, o których mowa w ust. 2b, wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
2d. Odmowę podpisu, o której mowa w ust. 2, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, o których mowa w ust. 2b, sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.
2e. W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy i jeżeli odmowa podpisu, o której mowa w ust. 2, oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, o których mowa w ust. 2b, zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.
Dokument odmowy musi być pisemnie uzasadniony i przygotowany zgodnie z wymogami określonymi w art. 52 ust. 2d i 2e ustawy o rachunkowości, co obejmuje określenie szczegółowych powodów odmowy oraz spełnienie formalnych wymogów dotyczących formy odmowy. Następnie, dokument ten należy dołączyć do sprawozdania finansowego. To rozwiązanie prawne ma na celu zapewnienie transparentności i odpowiedzialności w procesie weryfikacji i zatwierdzania sprawozdań finansowych, pozwalając jednocześnie osobom mającym zastrzeżenia do treści dokumentu na wyrażenie swojego stanowiska w sposób uregulowany i oficjalny.
Nota prawna:
NEX nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
