W codziennej działalności gospodarczej mogą zdarzać się różne błędy, w tym niewłaściwe wystawienie dokumentów fiskalnych. Przykładem jest sytuacja, w której sprzedawca wystawił paragon bez numeru NIP zamiast faktury na firmę. Podatnik korzysta z systemu zintegrowanego z drukarką fiskalną, a pracownik omyłkowo wybrał niewłaściwy moduł. Następnie skorygował ten błąd, wystawiając fakturę oraz wpisując paragon do ewidencji pomyłek i wyjaśniając zaistniałą sytuację. Pojawia się pytanie, czy w takiej sytuacji można skorygować dokumentację i jakie są konsekwencje prawne takiego działania.
Paragon z NIP jako faktura
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (u.p.t.u.) z dnia 11 marca 2004 r., istnieją określone zasady dotyczące wystawiania faktur na podstawie paragonów fiskalnych.
Art.106b ust. 5 u.p.t.u. - w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę na rzecz nabywcy posługującego się numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a, wystawia się wyłącznie w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.Art. 106b ust. 6 u.p.t.u. - w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.Przykłady interpretacji prawnych
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z dnia 5 maja 2023 r. (0111-KDIB3-2.4012.157.2023.1.MN) potwierdza, że podatnik powinien wskazać swój status podczas zakupu towarów lub usług. Jeżeli kupujący podaje numer NIP, sprzedaż powinna być udokumentowana paragonem z tym numerem lub fakturą. Jeżeli numer NIP nie zostanie podany do momentu zakończenia rejestracji sprzedaży, uznaje się, że zakup został dokonany jako konsument.
W tej interpretacji podkreślono, że sprzedawca nie ma prawa wystawić faktury zawierającej dane nabywcy na podstawie paragonu bez numeru NIP. W rezultacie sprzedawca nie może korygować podstawy opodatkowania w związku ze zwrotem paragonu i nie jest uprawniony do wystawienia faktury zawierającej prawidłowy NIP do takiego paragonu (interpretacja Dyrektora KIS z dnia 4 września 2020 r., 0113-KDIPT1-3.4012.473.2020.2.JM).
Konsekwencje braku możliwości korekty
Organy podatkowe nie pozwalają na korektę paragonu bez numeru NIP, nawet jeśli klient poinformował o swoim statusie przed wykonaniem usługi. W jego opinii, brak numeru NIP na paragonie nie jest uznawany za "oczywistą omyłkę", którą można poprawić.
Interpretacja Dyrektora KIS z dnia 13 lipca 2020 r. (0111-KDIB3-2.4012.271.2020.4.AZ) wskazuje, że nie można uznać braku numeru NIP za oczywistą omyłkę. Podobnie, interpretacja z dnia 4 września 2020 r. (0113-KDIPT1-3.4012.473.2020.2.JM) podkreśla, że sprzedawca nie ma prawa skorygować podstawy opodatkowania i wystawić faktury z NIP na podstawie paragonu bez tego numeru.
Mimo że przepisy i interpretacje prawne wydają się jednoznaczne, w praktyce mogą istnieć sytuacje, w których konieczne jest znalezienie alternatywnego rozwiązania. Warto zwrócić uwagę na ewentualne zmiany w przepisach podatkowych, które mogą wpłynąć na sposób postępowania w takich przypadkach.
Przykład sytuacji problematycznej
Załóżmy, że firma X, zarejestrowana jako podatnik VAT, dokonuje zakupu materiałów biurowych od firmy Y. Pracownik firmy Y przez pomyłkę wystawia paragon fiskalny bez numeru NIP firmy X zamiast faktury. Po zauważeniu błędu, firma Y wystawia fakturę i wprowadza paragon do ewidencji pomyłek. Czy w takiej sytuacji firma X ma prawo odliczyć podatek VAT?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, firma X nie ma prawa odliczyć podatku VAT na podstawie faktury wystawionej na podstawie paragonu bez numeru NIP. Sprzedawca, czyli firma Y, również nie ma prawa skorygować podstawy opodatkowania i wystawić faktury zawierającej numer NIP do takiego paragonu.
Możliwe konsekwencje dla sprzedawcy
Paragon bez NIP zamiast faktury na firmę? - sprzedawca, który wystawia fakturę na podstawie paragonu bez numeru NIP, naraża na dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Organ podatkowy może nałożyć na sprzedawcę dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze. Dla firmy oznacza to konsekwencje finansowe.
Art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a u.p.t.u. - faktura powinna zawierać: 24) numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, o którym mowa w art. 106b ust. 5, lub numer, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, oraz: a) nazwę (imię i nazwisko) oraz adres nabywcy;Art. 109a ust. 1 u.p.t.u. - w przypadku stwierdzenia, że podatnik, który odliczył podatek wykazany na fakturze wystawionej z naruszeniem art. 106b ust. 5, zaniżył kwotę zobowiązania podatkowego lub zawyżył kwotę zwrotu podatku, organ podatkowy ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty zaniżenia lub zawyżenia.Aby uniknąć takich sytuacji, przedsiębiorcy powinni wprowadzić odpowiednie procedury wewnętrzne, które zmniejszą ryzyko popełnienia błędu przy wystawianiu dokumentów fiskalnych. Warto również regularnie szkolić pracowników z zakresu obowiązujących przepisów podatkowych i procedur wewnętrznych.
Paragon bez NIP zamiast faktury na firmę? - podsumowanie
Przepisy dotyczące wystawiania faktur na podstawie paragonów fiskalnych są jednoznaczne: fakturę można wystawić jedynie wtedy, gdy paragon zawiera numer NIP nabywcy. Błąd polegający na wystawieniu paragonu bez numeru NIP nie jest uznawany za "oczywistą omyłkę", którą można poprawić. W związku z tym, sprzedawca nie ma prawa skorygować takiego błędu ani wystawić faktury zawierającej numer NIP na podstawie paragonu bez tego numeru. Inaczej sytuacja może wyglądać w przypadku faktycznego zwrotu towaru i dokonania ponownego zakupu.
