W przypadku opóźnienia w wypłatach wynagrodzeń, kwestia wykazywania w bilansie składek ZUS oraz podatku od wynagrodzeń może budzić wątpliwości. Zasadniczo, składki te oraz podatek są należne dopiero od faktycznie wypłaconych wynagrodzeń. W związku z tym, można zadać pytanie, czy należy je wykazywać w bilansie, jeśli wynagrodzenia nie zostały jeszcze wypłacone?
Zasada memoriału i współmierności przychodów i kosztów
Opóźnione wynagrodzenia w bilansie - zgodnie z zasadą memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów, wszystkie przychody i koszty powinny być ujęte w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że składki ZUS oraz podatek od wynagrodzeń powinny być ujęte w bilansie jako zobowiązania publicznoprawne lub bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, nawet jeśli formalnie jeszcze nie powstały.
Wynagrodzenia w Ustawie o rachunkowości
Zgodnie z art. 6 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ujmować wszystkie osiągnięte przychody i przypadające na nią koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Art. 6 Ustawt o rachunkowości - w księgach rachunkowych jednostki należy ujmować wszystkie osiągnięte przychody i obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Współmierność przychodów i kosztów
Dla zapewnienia współmierności przychodów i kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz koszty przypadające na dany okres, które jeszcze nie zostały poniesione.
Art. 6, ust. 2 Ustawy o rachunkowości - dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty dotyczące przyszłych okresów oraz koszty przypadające na ten okres sprawozdawczy, które jeszcze nie zostały poniesione.
Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów a wynagrodzenia
Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających z:
Świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów, które można oszacować w sposób wiarygodny;
Obowiązku wykonania przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych oraz przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana.
Art. 39, ust. 2 Ustawy o rachunkowości - jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności z:świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny;obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych, a także przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana.
Praktyka rachunkowości firmy
W praktyce, w analizowanym przypadku koszt składek ZUS i podatku od wynagrodzeń należy ująć w bilansie jako zobowiązania publicznoprawne (chociaż formalnie zobowiązanie jeszcze nie powstało) lub jako bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Wynika to z zasady memoriału i współmierności przychodów i kosztów. Składki ZUS dotyczące wynagrodzeń za dany miesiąc należy ująć w kosztach tego miesiąca, niezależnie od terminu ich zapłaty czy też formalnego powstania zobowiązania.
Rezerwy na przyszłe zobowiązania
Należy również wspomnieć o zaliczeniu do rezerw przyszłych, na razie niewymagalnych zobowiązań z tytułu, np.:
składek na ubezpieczenia społeczne, a także na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, zarachowanych w ciężar kosztów ostatniego miesiąca roku, które stają się zobowiązaniem dopiero w miesiącu wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników wynagrodzeń, których składki te dotyczą.
"Kwoty, o których mowa, kwalifikują się do rezerw, gdyż na dzień bilansowy nie stanowią jeszcze wymagalnego zobowiązania. Zasada wyższości treści ekonomicznej nad przepisem prawa może jednak przemawiać za wykazaniem tych pozycji jako zobowiązania z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych, mimo że na dzień bilansowy nie są to jeszcze formalnie zobowiązania; staną się nimi później."
Wpływ na strukturę zadłużenia i wskaźniki wypłacalności
Struktura zadłużenia odnosi się do składu i proporcji różnych rodzajów zobowiązań finansowych jednostki, w tym krótkoterminowych i długoterminowych. Składki ZUS oraz podatki z tytułu wynagrodzeń są istotnym elementem zobowiązań krótkoterminowych, ponieważ są one zwykle płatne w krótkim okresie po ich naliczeniu. Ujęcie tych zobowiązań w bilansie nawet przed ich formalnym powstaniem wpływa na:
Wzrost zobowiązań krótkoterminowych | Włączenie składek ZUS i podatków do bilansu przed ich faktyczną zapłatą zwiększa wartość zobowiązań krótkoterminowych. To może sugerować, że jednostka ma większe obciążenia finansowe w nadchodzących miesiącach. |
Zmiany w proporcjach zobowiązań | Zwiększenie krótkoterminowych zobowiązań może zmienić proporcje między zobowiązaniami krótkoterminowymi a długoterminowymi. Wysoki poziom krótkoterminowych zobowiązań w stosunku do długoterminowych może być sygnałem większego ryzyka finansowego, ponieważ krótkoterminowe zobowiązania wymagają szybszej spłaty. |
Analiza zadłużenia | Wskaźniki takie jak wskaźnik zadłużenia ogólnego (total debt ratio) czy wskaźnik zadłużenia krótkoterminowego (current ratio) będą pod wpływem tych zmian. |
Wskaźniki wypłacalności
Wskaźniki wypłacalności mierzą zdolność jednostki do pokrywania swoich długoterminowych zobowiązań. Kluczowe wskaźniki obejmują:
Wskaźnik płynności bieżącej (current ratio) | Mierzy zdolność jednostki do pokrycia swoich bieżących zobowiązań bieżącymi aktywami. Włączenie zobowiązań z tytułu składek ZUS i podatków zwiększy wartość zobowiązań krótkoterminowych, co może obniżyć wskaźnik płynności bieżącej, sugerując potencjalne problemy z płynnością. Current Ratio = Aktywa Bieżące / Zobowiązania Bieżące |
Wskaźnik szybkiej płynności (quick ratio) | Jest bardziej konserwatywnym wskaźnikiem płynności, wykluczającym zapasy z aktywów bieżących. Podobnie jak wskaźnik płynności bieżącej, włączenie zobowiązań związanych z wynagrodzeniami może obniżyć ten wskaźnik. QR = (Aktywa Bieżące - Zapasy) / Zobowiązania Bieżące |
Wskaźnik pokrycia długu (debt coverage ratio) | Mierzy zdolność jednostki do generowania wystarczających dochodów operacyjnych do spłaty swoich długów. Wzrost krótkoterminowych zobowiązań może wpłynąć na ten wskaźnik, jeśli jednostka nie jest w stanie szybko wygenerować dodatkowych dochodów operacyjnych. DCR = EBIT / Zobowiązania Krótkoterminowe |
Polityka rachunkowości wynagrodzeń
Zasady rachunkowości, które jednostka przyjmuje, muszą odzwierciedlać jej podejście do ujmowania zobowiązań z tytułu składek ZUS i podatków od wynagrodzeń. Ujęcie zobowiązań zgodnie z zasadą memoriały i współmierności przychodów i kosztów zapewnia bardziej transparentny i realistyczny obraz sytuacji finansowej jednostki. Polityka rachunkowości wpływa na sposób, w jaki inwestorzy, kredytodawcy i inne zainteresowane strony oceniają ryzyko związane z działalnością jednostki.
Opóźnione wynagrodzenia w bilansie - podsumowanie
Opóźnienia w wypłatach wynagrodzeń wymagają szczególnej uwagi przy księgowaniu składek ZUS i podatku od wynagrodzeń. Zgodnie z zasadą memoriału i współmierności przychodów i kosztów, składki te oraz podatek powinny być ujęte w bilansie jako zobowiązania publicznoprawne lub bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, nawet jeśli formalnie jeszcze nie powstały.
