Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym z właściwym ewidencjonowaniem przychodów. Często pojawiają się pytania dotyczące poprawnego ujmowania przychodów, zwłaszcza w specyficznych przypadkach, takich jak otrzymywanie not refundacyjnych za straty poniesione w obrocie. W artykule omówimy, jak poprawnie ewidencjonować takie przychody zgodnie z przepisami prawnymi.
Co to są przychody z działalności gospodarczej?
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1997, z późn. zm.), jednym ze źródeł przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Artykuł ten brzmi:
„Źródłami przychodów są: (…) 3) pozarolnicza działalność gospodarcza; (…)”Pomimo że ustawa nie precyzuje szczegółowo, co dokładnie zalicza się do przychodów z działalności gospodarczej, ogólnie przyjmuje się, że są to wszelkie kwoty uzyskiwane przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością. Przykładem mogą być noty refundacyjne za straty poniesione w obrocie, które są bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą.
Nota refundacyjna za straty w obrocie
Nota księgowa z tytułu refundacji strat poniesionych w obrocie - podczas prowadzenia działalności handlowej mogą wystąpić sytuacje, w których przedsiębiorca otrzymuje noty refundacyjne związane z pokryciem strat poniesionych w obrocie. Straty te mogą wynikać z uszkodzenia, przeterminowania czy utraty towarów. Noty te są podstawą do uznania przychodu, który należy właściwie ująć w księgach podatkowych.
Kiedy powstaje przychód?
Zgodnie z art. 14 ust. 1i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (u.p.d.o.f.):
„Za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się, z zastrzeżeniem ust. 1e i 1h, dzień otrzymania zapłaty za sprzedane towary, wykonane usługi lub zbycie praw majątkowych, chyba że stosuje się art. 14b.”
W praktyce oznacza to, że przychód z not refundacyjnych za straty w obrocie powstaje w momencie faktycznego otrzymania środków, a nie w dniu wystawienia noty. W związku z tym przedsiębiorca powinien ewidencjonować taki przychód w PKPiR na podstawie daty wpływu środków, a nie na podstawie daty wystawienia noty refundacyjnej.
Jak ewidencjonować przychody w PKPiR?
W objaśnieniach do PKPiR wyraźnie wskazano, że w kolumnie 2 należy wpisać datę wynikającą z dokumentu, który stanowi podstawę wpisu – w tym przypadku datę uzyskania przychodu. Zatem przedsiębiorca, otrzymując noty refundacyjne za straty w obrocie, powinien w kolumnie 2 wpisać datę faktycznego otrzymania środków, a w kolumnie 3 numer noty. Wpis w kolumnie 8 PKPiR powinien odnosić się do wartości przychodu wynikającego z noty.
Dlaczego analiza indywidualna jest ważna?
Pomimo ogólnie jasnych zasad ewidencjonowania przychodów z działalności gospodarczej, każdy przypadek może mieć swoje specyficzne cechy, które wymagają szczegółowej analizy. Na przykład, jeśli przedsiębiorca otrzymuje płatności w ratach lub w różnych terminach, konieczne może być dostosowanie sposobu ich ewidencjonowania w księdze.
Nota księgowa z tytułu refundacji strat poniesionych w obrocie - podsumowanie
Prawidłowe ewidencjonowanie przychodów z działalności gospodarczej, takich jak przychody wynikające z not refundacyjnych za straty w obrocie, jest kluczowe dla zgodności z przepisami podatkowymi. W przypadku tych przychodów należy je zarejestrować na podstawie daty faktycznego otrzymania środków, a nie daty wystawienia noty księgowej.
W razie wątpliwości dotyczących ewidencjonowania takich przychodów, warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby zapewnić prawidłowe prowadzenie PKPiR i uniknąć problemów z organami podatkowymi.
