Podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą zarejestrować swoją działalność zarówno w domu jednorodzinnym, jak i w osobnym lokalu usługowym. W domu mogą wydzielić np.: przestrzeń na biuro oraz toaletę. Koszty związane z eksploatacją budynku (nawet części własnego domu), takie jak prąd i gaz, można w takim przypadku rozliczać proporcjonalnie do powierzchni użytkowanej na potrzeby działalności gospodarczej. Wyposażenie biura w całości traktuje jako koszt uzyskania przychodów. Dodatkowo, podatnik może przeprowadzić np.: inwestycję polegającą na wymianie ogrodzenia oraz remoncie wejścia na posesję wraz z nasadzeniami.
Koszty utrzymania firmy w domu
Zasadnicze pytanie brzmi, czy podatnik może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów część wydatków na utrzymanie firmy w domu, czy też całość należy traktować jako wydatki osobiste. W artykule przeanalizujemy stanowisko organów podatkowych oraz orzecznictwo sądów administracyjnych w tym zakresie. Przybliżymy również konkretne przykłady, które pomogą zrozumieć, jak w praktyce wygląda rozliczanie takich wydatków.
Ujęcie prywatnego mieszkania w kosztach firmy
Organy podatkowe od co najmniej trzech lat przyjmują, że oświadczenie podatnika o proporcji wykorzystywanej części budynku na działalność gospodarczą jest wystarczające do określenia kosztów uzyskania przychodów. Ustalona proporcja stanowi podstawę do wyznaczenia części wydatków, które można zaliczyć do kosztów podatkowych.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (u.p.d.o.f.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f., które nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Fiskus podkreśla, że wydatki poniesione na prywatne cele podatnika nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Jak udokumentować koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu?
Koszty prowadzenia firmy w domu - w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania, należy uwzględniać fakt, że nieruchomość oraz jej wyposażenie mogą być wykorzystywane również do celów prywatnych. W związku z tym, do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wydatków osobistych. Ważny jest związek przyczynowo-skutkowy, który jednoznacznie dowodzi, że dany wydatek został poniesiony w celu realizacji potrzeb wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej, a nie potrzeb osobistych podatnika lub jego rodziny.
Wydzielenie części nieruchomości na potrzeby działalności gospodarczej
Przepisy u.p.d.o.f. nie uzależniają możliwości zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów od wyodrębnienia – w dosłownym (fizycznym) sensie – pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Podatnik powinien określić, jaka część nieruchomości faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, i wówczas może w odpowiedniej proporcji zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych. W przypadku wykorzystywania w działalności gospodarczej budynku mieszkalnego, podatnik ma prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne w wysokości ustalonej od wartości początkowej budynku mieszkalnego zaliczonego do środków trwałych. Odpisy te są ustalane proporcjonalnie do powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej w stosunku do ogólnej powierzchni użytkowej budynku. Podstawą prawną jest art. 22 ust. 8 w związku z art. 22f ust. 4 u.p.d.o.f.
Do kosztów uzyskania przychodów można również zaliczyć część kosztów utrzymania budynku mieszkalnego, w szczególności opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę, Internet, proporcjonalnie przypadającą na powierzchnię budynku mieszkalnego zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 czerwca 2020 r. (nr 0115-KDIT3.4011.213.2020.5.AD) potwierdza takie stanowisko.
Przykłady z interpretacji indywidualnych dotyczących prowadzenia firmy w domu
W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 grudnia 2019 r. (nr 0115-KDIT2-3.4011.509.2019.1.MK) stwierdzono, że wydatki na czynsz czy media ponoszone przez przedsiębiorców, którzy zarejestrowali firmę w mieszkaniu, nie są co do zasady wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 u.p.d.o.f. Przepisy nie warunkują możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na czynsz czy media od wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Jeżeli takie wydatki pozostają w związku z uzyskanym przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodu, to w takim zakresie wydatki te będą kwalifikowały się do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. Wydatki poniesione na utrzymanie lokalu (koszt czynszu, energii elektrycznej, wody, ogrzewania) mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej w części, w jakiej ten lokal jest przeznaczony na działalność, pod warunkiem, że zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane.
Można również uwzględnić część odsetkową faktycznie zapłaconej raty kredytu zaciągniętego na budynek mieszkalny, w którego części jest prowadzona działalność gospodarcza. Tak ustaloną część również można zaliczyć do kosztów podatkowych.
Amortyzacja części mieszkania przy prowadzeniu firmy w domu
Od 1 stycznia 2022 r. nastąpiły zmiany w przepisach dotyczących amortyzacji budynków mieszkalnych. Zgodnie z art. 22c pkt 2 u.p.d.o.f., amortyzacji podatkowej nie podlegają budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wynajmowane. Podatnicy mogą jednak do 31 grudnia 2022 r. zaliczać do kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od środków trwałych będących budynkami mieszkalnymi, lokalami mieszkalnymi stanowiącymi odrębną nieruchomość, spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu mieszkalnego lub prawem do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, nabytych lub wytworzonych przed 1 stycznia 2022 r. (art. 71 ust. 2 ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw).
Wyposażenia biura prowadzonego w domu
Trzeba również zwrócić uwagę na wyposażenie, przede wszystkim meble. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 49 u.p.d.o.f. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych, w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane do celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Oznacza to, że wydatki poniesione na zakup tego typu składników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że podstawowym celem i sposobem korzystania z nich jest wykorzystywanie w prowadzonej działalności gospodarczej. Ewentualne korzystanie z nich w innych celach (osobistych) może być wyłącznie incydentalne. W orzecznictwie zwraca się uwagę, że to na podatniku ciążą obowiązki należytego udokumentowania faktu wykorzystywania powierzchni lokalu czy wyposażenia na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Badanie faktycznego zakresu korzystania ze składników majątku firmy do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością musi być w każdym przypadku poprzedzone szczegółową analizą działalności podatnika, która może mieć miejsce w ramach postępowania dowodowego prowadzonego w trakcie postępowania podatkowego.
Zdaniem jednego z sądów:
"wprawdzie, jak słusznie zauważa pełnomocnik skarżącego, o celowości zakupu określonych składników majątkowych (tu: mebli) do prowadzenia działalności gospodarczej decyduje prowadzący tę działalność podatnik, to jednak należy pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania, że zachodzi związek pomiędzy poniesieniem danych wydatków a prowadzoną przez niego działalnością" (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 8 listopada 2017 r., I SA/Op 326/17).Nie jest zatem wykluczone, że np. meble, których wygląd nie ma charakteru biurowego, mogą na przykład służyć do przechowywania dokumentacji firmowej. W takich jednak przypadkach to na podatniku spoczywa ryzyko wykazania, że takie meble są wykorzystywane w działalności gospodarczej i nie służą jego celom osobistym.
Inwestycja a prowadzenie firmy w domu - podsumowanie
Podatnik, który zainwestował w wymianę ogrodzenia oraz remont wejścia na posesję wraz z nasadzeniami, musi rozważyć, czy te wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Kluczowym elementem jest tu proporcja powierzchni wykorzystywanej na działalność gospodarczą do całkowitej powierzchni użytkowej nieruchomości.
Podatnik może zaliczyć część kosztów remontu ogrodzenia i wejścia na posesję jako koszty uzyskania przychodów, jeśli inwestycje te są racjonalnie uzasadnione i proporcjonalnie przypadają na część nieruchomości wykorzystywanej na działalność gospodarczą. Jeżeli, na przykład, 20% powierzchni domu jest wykorzystywane na biuro, to proporcjonalnie 20% kosztów inwestycji może być zaliczone do kosztów podatkowych.
Przykład:
1. Koszty eksploatacji budynku
Podatnik prowadzący działalność w domu jednorodzinnym o powierzchni 200 m², z czego 40 m² zajmuje biuro i toaleta, czyli 20% powierzchni domu. Jeśli roczny koszt eksploatacji domu wynosi 10,000 PLN, podatnik może zaliczyć 20% tych kosztów (tj. 2,000 PLN) jako koszty uzyskania przychodów.
2. Koszty remontu i inwestycji
Podatnik przeprowadził inwestycję w wymianę ogrodzenia oraz remont wejścia na posesję wraz z nasadzeniami o łącznym koszcie 15,000 PLN. Jeśli 20% powierzchni domu jest wykorzystywane na działalność gospodarczą, podatnik może zaliczyć 20% tych kosztów (tj. 3,000 PLN) jako koszty uzyskania przychodów.
Koszty prowadzenia firmy w domu - podsumowanie
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w domu jednorodzinnym ma prawo uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów wydatki związane z eksploatacją domu w części proporcjonalnej do powierzchni wykorzystywanej na działalność gospodarczą. Ważne jest, aby dokładnie określić proporcję oraz udokumentować poniesione wydatki. Inwestycje, takie jak wymiana ogrodzenia czy remont wejścia na posesję, mogą być częściowo zaliczone do kosztów podatkowych, pod warunkiem, że są uzasadnione i proporcjonalne do powierzchni przeznaczonej na działalność gospodarczą. Organy podatkowe podkreślają konieczność wyraźnego związku przyczynowo-skutkowego między poniesionymi wydatkami a prowadzoną działalnością gospodarczą.
Podatnicy muszą również pamiętać o zmianach w przepisach dotyczących amortyzacji budynków mieszkalnych od 1 stycznia 2022 r., które mogą wpływać na możliwość zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku wyposażenia biura, ważne jest, aby było ono wykorzystywane głównie do celów działalności gospodarczej, a ewentualne korzystanie w celach osobistych było incydentalne.
Podatnik ma prawo uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w domu jednorodzinnym, pod warunkiem, że są one właściwie udokumentowane i uzasadnione. Przykłady praktyczne oraz interpretacje indywidualne organów podatkowych pomagają zrozumieć, jak w praktyce wygląda rozliczanie takich wydatków. Dbałość o precyzyjną dokumentację i racjonalne uzasadnienie poniesionych kosztów są kluczowe dla pomyślnego rozliczenia kosztów uzyskania przychodów.
