W dzisiejszym zmieniającym się środowisku prawnym, prawidłowe zarządzanie kwestiami związanymi z ubezpieczeniami społecznymi oraz Pracowniczymi Planami Kapitałowymi staje się coraz bardziej istotne. W niniejszym artykule omówimy przypadek, w którym zleceniobiorca wykonujący umowę zlecenia w okresie od 1 maja 2023 r. do 30 października 2023 r. złożył błędne oświadczenie, co poskutkowało zgłoszeniem go tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Zleceniodawca dopiero w bieżącym miesiącu otrzymał informację o tych okolicznościach i zamierza dokonać korekty składek. Jakie kroki powinien podjąć pracodawca w obliczu zakończonej umowy i obowiązków związanych z PPK?
Zgłoszenie do PPK - podstawa prawna
W analizowanej sytuacji kluczowe znaczenie ma przepis art. 17 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych:
W przypadku, gdy podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK.
Błędy w zgłoszeniach do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych
Zleceniobiorca w omawianym przypadku złożył błędne oświadczenie, co skutkowało zgłoszeniem go jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego, pomijając ubezpieczenia społeczne. W takiej sytuacji, zleceniodawca jest zobowiązany do dokonania korekty składek. Oznacza to, że należy niezwłocznie zgłosić zleceniobiorcę do odpowiednich ubezpieczeń społecznych, skorygować składki i uregulować ewentualne zaległości.
Zasady PPK
Zgodnie z art. 17 u.p.p.k., umowa o prowadzenie PPK powinna zostać zawarta do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia. Brak wiedzy o obowiązku opłacania składek z tytułu ubezpieczeń społecznych nie zwalnia zleceniodawcy z odpowiedzialności.
Brak możliwości naliczenia zaległych wpłat do PPK
Zgodnie z art. 28 ust. 1 u.p.p.k.:
Pierwsze wpłaty do PPK oblicza się i pobiera się od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po powstaniu stosunku prawnego wynikającego z umowy o prowadzenie PPK.
Przepisy te nie przewidują możliwości przekazania zaległych wpłat do PPK. Oznacza to, że jeśli podmiot zatrudniający nie pobrał wpłat w odpowiednim czasie, nie ma możliwości ich późniejszego naliczenia od kolejnych wynagrodzeń.
Rekompensata PPK dla zleceniobiorcy
Podmiot zatrudniający, który nie dopełnił obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK, powinien zrekompensować zleceniobiorcy poniesioną szkodę. Zgodnie z art. 29 ust. 1 u.p.p.k.:
Do wpłat dokonywanych do PPK w zakresie nieuregulowanym w ustawie stosuje się przepisy ustawy - Kodeks cywilny.
A roszczenia z tytułu wpłat ulegają przedawnieniu po 5 latach:
Roszczenia z tytułu wpłat ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne (art. 29 ust. 2 u.p.p.k.).
Rekompensata może polegać na wpłaceniu zleceniobiorcy kwoty odpowiadającej sumie wpłat do PPK, które powinny zostać przekazane do instytucji finansowej.
Deklaracja rezygnacji z PPK
Obecnie złożenie deklaracji rezygnacji z PPK przez zleceniobiorcę będzie skuteczne dopiero od momentu jej złożenia. Nie można jednak zastosować deklaracji rezygnacji wstecz, ponieważ prawo to działa od chwili złożenia deklaracji. Dlatego, jeśli zleceniobiorca zdecyduje się na rezygnację z PPK, jego decyzja będzie obowiązywać od daty złożenia deklaracji.
Kontynuacja umowy a PPK
Jeśli w bieżącym okresie zawarto z tym samym zleceniobiorcą nową umowę na analogiczny okres, podlegającą jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu to podmiot zatrudniający powinien dokonać korekty zgłoszenia i upewnić się, że zleceniobiorca jest prawidłowo zgłoszony do wszystkich wymaganych ubezpieczeń społecznych oraz że dopełniono obowiązków związanych z PPK, jeśli jest to wymagane.
Konsekwencje braku zgłoszenia do PPK - w świetle przepisu art. 17 , podmiot zatrudniający, który nie zawarł w terminie umowy o prowadzenie PPK, może być zobowiązany do rekompensaty dla zleceniobiorcy. W omawianym przypadku, obowiązek ten mógłby polegać na wpłaceniu na rachunek bankowy zleceniobiorcy kwoty odpowiadającej sumie wpłat do PPK, które zostałyby przekazane do instytucji finansowej, gdyby umowa o prowadzenie PPK została zawarta w terminie.
Kroki korygująco-naprawcze
Dokonanie korekty składek | Należy zgłosić zleceniobiorcę do odpowiednich ubezpieczeń społecznych i uregulować zaległe składki. |
Rekompensata finansowa | Zleceniodawca powinien wypłacić zleceniobiorcy kwotę odpowiadającą sumie wpłat do PPK, które powinny zostać odprowadzone, jeśli umowa o prowadzenie PPK byłaby zawarta na czas. |
Deklaracja rezygnacji | Jeśli zleceniobiorca zdecyduje się na rezygnację z PPK, jego decyzja będzie obowiązywać od daty złożenia deklaracji. |
Przyszłe umowy | W przypadku zawarcia nowej umowy, należy upewnić się, że zleceniobiorca jest prawidłowo zgłoszony do wszystkich wymaganych ubezpieczeń i że dopełniono obowiązków związanych z PPK. |
Monitorowanie zgodności | Podmiot zatrudniający powinien regularnie monitorować zgodność z przepisami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych i PPK, aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości. |
Konsekwencje braku zgłoszenia do PPK - podsumowanie
Zarządzanie obowiązkami związanymi z ubezpieczeniami społecznymi i Pracowniczymi Planami Kapitałowymi może być skomplikowane, ale jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania organizacji. W przypadku błędnego zgłoszenia zleceniobiorcy i niedopełnienia obowiązków związanych z PPK, podmiot zatrudniający musi niezwłocznie podjąć kroki naprawcze, aby zrekompensować zleceniobiorcy poniesione straty i zapewnić zgodność z przepisami prawa.
