Bilety zakupione przez internet mogą być uznane za faktury, o ile spełniają określone wymogi formalne. W praktyce jednak bilety lotnicze i kolejowe nabywane online często nie spełniają wszystkich tych wymogów, przez co nie mogą być traktowane jako faktury.
Rozliczenie w kosztach biletu lotniczego
Wymogi dotyczące treści faktur są określone w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług oraz w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.
Art. 106e ustawy o VAT:
Faktura powinna zawierać:
a) datę wystawienia;
b) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
d) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
e) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, pod którym otrzymał towary lub usługi;
f) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
g) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
h) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
i) cenę jednostkową netto towaru lub usługi;
j) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
k) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
l) stawkę podatku;
m) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
n) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; o) kwotę należności ogółem.Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników świadczących usługi przewozu osób, powinna zawierać:
§ 3 pkt 4 r.f.:
Faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników świadczących usługi przewozu osób, powinna zawierać:
a) numer i datę wystawienia;
b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika;
c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;
e) kwotę podatku;
f) kwotę należności ogółem.Jak rozliczyć bilet lotniczy? - powyższe zasady dotyczą również biletów lotniczych i kolejowych kupowanych przez internet. Oznacza to, że bilety te mogą być uznane za faktury, pod warunkiem że zawierają wszystkie wymienione dane. Jednak w praktyce bilety sprzedawane online często nie spełniają tych wymogów. Na przykład niektóre bilety nie zawierają numeru NIP sprzedawcy i mają adnotację "Ten bilet nie jest fakturą". W konsekwencji, takie bilety nie mogą być uznane za faktury.
Czy można odliczyć VAT od biletu bez NIP nabywcy?
Jeżeli bilet spełnia warunki uznania go za fakturę i został przesłany pocztą elektroniczną, może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego.
§ 3 pkt 4 r.f.:
Faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników świadczących usługi przewozu osób, powinna zawierać:
a) numer i datę wystawienia;
b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika;
c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;
e) kwotę podatku;
f) kwotę należności ogółem.Przepisy dotyczące wystawiania faktur dopuszczają możliwość otrzymywania faktur jako załączników do poczty elektronicznej (np. w formacie PDF lub w formie skanu). Otrzymywanie faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Art. 106m ust. 1 ustawy o VAT:
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Jeśli bilet spełnia warunki uznania go za fakturę i został przesłany pocztą elektroniczną, może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Ponadto, należy wspomnieć o możliwości wystawiania faktur uproszczonych zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Takie faktury można wystawiać, jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł (albo 100 euro, jeśli kwota ta jest określona w euro). Faktury uproszczone powinny zawierać NIP nabywcy, natomiast nie muszą zawierać takich danych jak:
Art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT:
Faktura uproszczona nie musi zawierać następujących danych:imion i nazwisk lub nazw podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów,miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,ceny jednostkowej netto,wartości sprzedaży netto,stawki podatku,sumy wartości sprzedaży netto,kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną.
Oznacza to, że również paragon z numerem NIP nabywcy (jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł) traktowany jest jak faktura uproszczona.
Czy zakup biletu na samolot stanowi import usług?
Zakup biletu na samolot od firmy zagranicznej, która nie ma siedziby w Polsce, może stanowić import usług, co wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury wewnętrznej i naliczenia VAT. Usługi transportu międzynarodowego, w tym przewóz osób środkami transportu lotniczego, podlegają szczególnym przepisom dotyczącym miejsca świadczenia usług oraz opodatkowania VAT.
§ 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie miejsca świadczenia usług oraz zwrotu kwoty podatku naliczonego jednostce dokonującej nabycia (importu) towarów lub usług:
W przypadku świadczenia środkami transportu morskiego lub lotniczego, usług międzynarodowego transportu:osób lubtowarów na rzecz podmiotów niebędących podatnikami w rozumieniu art. 28a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług miejscem świadczenia tych usług jest terytorium kraju.
Jeżeli firma zagraniczna nie rozlicza VAT w Polsce, nabywca usługi transportu lotniczego musi wystawić fakturę wewnętrzną i zastosować stawkę 0% VAT.
Art. 28b ustawy o VAT:
W przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym podatnik ten posiada siedzibę działalności gospodarczej.
Art. 106a pkt 2 ustawy o VAT:
Przepisy dotyczące wystawiania faktur stosuje się również do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów i usług oraz importu usług.
Zakup biletu od firmy zagranicznej może stanowić import usług, który musi być rozliczony przez polskiego podatnika zgodnie z zasadami dotyczącymi importu usług. Podatnik powinien wystawić fakturę wewnętrzną i naliczyć VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami, co może skutkować koniecznością odprowadzenia podatku do urzędu skarbowego, o ile usługi te nie są zwolnione z VAT.
Bilet na samolot w KPiR
Koszty związane z zakupem biletów lotniczych powinny być ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) w zależności od metody prowadzenia księgi. Jeżeli podatnik stosuje metodę memoriałową, wydatki są ujmowane w dacie wystawienia dokumentu (faktury, rachunku). Jeżeli podatnik stosuje metodę kasową, wydatki są ujmowane w dacie ich poniesienia.
Zgodnie z przepisami art. 22 ust. 4-5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych , koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Art. 22 ust. 4-5c u.p.d.o.f.:
4. U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
5. Koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia.
5a. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.Powyższe zasady ewidencji kosztów stosuje się również do podatników prowadzących PKPiR, pod warunkiem, że księgi są prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego - czyli metoda memoriałowa. Podatnicy prowadzący PKPiR metodą kasową ujmują koszty w dacie poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących PKPiR uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Art. 22 ust. 5d u.p.d.o.f.:
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się, z zastrzeżeniem ust. 5e, dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Bilet na samolot w delegacji
Bilety lotnicze wykorzystywane w podróżach służbowych to wydatki pośrednie. Jeżeli podatnik prowadzi PKPiR metodą memoriałową, ujmuje wydatek na bilety w dacie poniesienia kosztu (data wystawienia dokumentu). Na przełomie roku bilety, które mają być wykorzystane w następnym roku, zostaną ujęte w kosztach dopiero w roku ich wykorzystania.
Jeżeli podatnik prowadzi księgę metodą kasową, ujmuje zakup biletów w dacie poniesienia kosztu, bez względu na datę, w jakiej bilety mają być wykorzystane. Podstawą do rozliczenia kosztu przejazdu jest faktura. Nie jest konieczne dołączenie do niej biletu. Pracownik spółki z o.o. odbył podróż służbową do Niemiec. Spółka nie posiada faktury za przelot ani biletu, jedynie potwierdzenie rezerwacji wydrukowane ze strony internetowej oraz kartę pokładową.
Rozliczenie biletu na samolot na podstawie rezerwacji
Wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, ale warto uzyskać od pracownika oświadczenie wyjaśniające brak faktury lub biletu oraz dowód zapłaty. Bez tego urząd skarbowy może uznać wydatek za nieudokumentowany. Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, bez względu na posiadane ulgi.
§ 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.:
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, bez względu na posiadane ulgi.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.
§ 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.:
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety. Jeśli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
§ 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.:
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety. Jeśli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Jeśli pracownik poniósł koszt, co jest udokumentowane rezerwacją i kartą pokładową. Fakt odbycia podróży służbowej można wykazać. Zwrot kosztów przelotu należy rozliczyć z pracownikiem, co dla niego będzie przychodem wolnym od podatku, a dla spółki - kosztem uzyskania przychodów. Należy jednak podkreślić, że bardziej restrykcyjne organy skarbowe mogą uznać wydatek za nieudokumentowany, dlatego pracownik powinien napisać stosowne oświadczenie i dołączyć dowód zapłaty.
Jak rozliczyć bilet lotniczy? - podsumowanie
Bilety lotnicze i kolejowe nabyte przez internet mogą być uznane za fakturę, pod warunkiem że spełniają wymagania określone w przepisach prawa. Jeśli zawierają wszystkie wymagane elementy, takie jak numer i data wystawienia, imię i nazwisko lub nazwa podatnika, numer identyfikacyjny podatnika, informacje dotyczące rodzaju usługi, kwotę podatku oraz kwotę należności ogółem, mogą być uznane za fakturę. W praktyce jednak wiele biletów nie spełnia tych wymagań i dlatego nie mogą być uznane za faktury.
Ponadto bilety spełniające wymagania mogą być podstawą do odliczenia podatku VAT, jeśli zostały przesłane pocztą elektroniczną w formacie PDF lub skanu, zgodnie z przepisami dotyczącymi autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Koszty biletów lotniczych mogą być również zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem właściwego udokumentowania wydatku, nawet jeśli brak jest faktury, o ile pracownik przedstawi odpowiednie oświadczenie i dowód zapłaty.
