11 lip

Jak i kiedy zarejestrować się do VAT

Sprzedaż przekroczyła 200 tys. zł? Świadczysz usługi doradcze? Dowiedz się, kiedy musisz, a kiedy możesz zarejestrować się jako podatnik VAT.

Jak zarejestrować się do VAT

Rejestrację jako podatnik VAT można załatwić:

Osobiście w urzędzie skarbowym
Przesyłając dokumenty listownie
Korzystając z drogi elektronicznej

Kto musi się zarejestrować jako podatnik VAT

Obowiązek rejestracji dotyczy osób fizycznych, prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które prowadzą działalność gospodarczą. Musisz zarejestrować się jako podatnik VAT, jeśli:

Sprzedaż w poprzednim roku kalendarzowym przekroczyła 200 tys. zł
Sprzedajesz towary lub usługi wymienione w ustawie o VAT

Art. 113 ust. 1 ustawy o VAT:

"Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł."

Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku oraz dostaw wymienionych w art. 113 ust. 2 ustawy o VAT. Jeśli rozpoczęto działalność w trakcie roku, limit sprzedaży oblicza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Przekroczenie 200 tys. zł powoduje, że zwolnienie traci moc od momentu przekroczenia tej kwoty.

Przykład

Pani Anna rozpoczęła działalność gospodarczą 1 lutego 2023 roku. Limit uprawniający do zwolnienia z VAT w 2023 roku wynosił 182 192,31 zł, obliczony jako 200 000 zł x 332/365. Pani Anna korzystała ze zwolnienia z VAT do 20 września 2023 roku, kiedy to przekroczyła 182 192,31 zł sprzedaży. Od tego momentu Pani Anna musiała zarejestrować się jako podatnik VAT.

Obowiązkowa rejestracja VAT

Niezależnie od wartości sprzedaży musisz zarejestrować się jako podatnik VAT, jeżeli:

Dostarczasz towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (np. złom z metali szlachetnych)

Załącznik nr 12 ustawy o VAT:

"Wykaz towarów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług: 1) wyroby jubilerskie, 2) złom z metali szlachetnych, ..."

Dostarczasz towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych będących środkami trwałymi
Sprzedajesz budynki, budowle lub ich części, tereny budowlane, nowe środki transportu
Świadczysz usługi prawnicze, doradcze (z wyjątkiem rolniczego doradztwa związanego z uprawą roślin i hodowlą zwierząt oraz planowaniem gospodarstw rolnych), jubilerskie, ściągania długów (w tym factoringu)
Nie masz siedziby działalności gospodarczej w Polsce

Pełna lista czynności wyłączonych ze zwolnienia z VAT znajduje się w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

Art. 113 ust. 13 ustawy o VAT:

"Zwolnień od podatku nie stosuje się do: 1) dostaw towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy; 2) dostaw towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: a) energii elektrycznej (CN 2716 00 00), b) wyrobów tytoniowych, c) samochodów osobowych innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych do środków trwałych podlegających amortyzacji, d) budynków, budowli lub ich części, które nie są zwolnione od podatku zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b, e) terenów budowlanych, f) nowych środków transportu, g) towarów w związku z zawarciem umowy na odległość (dotyczy to np. kosmetyków, komputerów, urządzeń elektrycznych), h) części do pojazdów samochodowych i motocykli."

Kto nie musi rejestrować się do VAT?

Możesz być zwolniony z rejestracji, jeśli:

Wykonujesz wyłącznie czynności wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT, takie jak usługi medyczne czy opieka nad osobami niepełnosprawnymi

Art. 43 ust. 1 ustawy o VAT:

"Zwalnia się od podatku: 1) usługi w zakresie opieki medycznej, 2) usługi opieki nad osobami niepełnosprawnymi, ..."

Nie przekraczasz limitu sprzedaży 200 tys. zł lub, jeśli rozpocząłeś działalność w trakcie roku, limitu ustalonego proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności

Status podatnika zwolnionego oznacza, że nie musisz składać deklaracji VAT (np. JPK_V7M lub JPK_V7K), nie rozliczasz VAT z urzędem skarbowym i nie masz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Dobrowolna rejestracja VAT

Możesz zarejestrować się dobrowolnie, jeśli:

Rozpoczynasz działalność w bieżącym roku i nie przekroczysz limitu sprzedaży 200 tys. zł netto
W poprzednim roku nie przekroczyłeś limitu 200 tys. zł netto
Wykonujesz wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo z VAT (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT)
Nie masz siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale wykonujesz na jej terenie pewne usługi (np. transportowe, telekomunikacyjne)

W takim przypadku będziesz figurować w wykazie podatników VAT jako podatnik zwolniony.

Jak przejść rejestrację do VAT

Złożenie zgłoszenia na formularzu VAT-R - wybierz rejestrację jako podatnik czynny lub zwolniony. Zgłoszenie można złożyć osobiście, pocztą lub elektronicznie na portalu Biznes.gov.pl lub przez Portal Podatkowy. Jeśli rejestrujesz się przez Biznes.gov.pl, formularz VAT-R dołącz jako załącznik do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG.
Dokumenty potrzebne do zgłoszenia:

Formularz VAT-R
Dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu
Pełnomocnictwo (opcjonalnie)
Potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (opcjonalnie)

Podmioty zagraniczne mogą być poproszone o dodatkowe dokumenty, takie jak umowa spółki, odpis z rejestru handlowego, potwierdzenie rejestracji VAT w kraju siedziby, umowa z bankiem potwierdzająca otwarcie rachunku w Polsce, opis działalności w Polsce oraz umowa między przedstawicielem podatkowym, a spółką.

Termin zgłoszenia:

Przed dokonaniem pierwszej sprzedaży opodatkowanej VAT
Przed przekroczeniem limitu 200 tys. zł sprzedaży netto
Przed początkiem miesiąca, w którym rezygnujesz ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia przysługującego rolnikowi ryczałtowemu

Koszty rejestracji VAT

0 zł za złożenie wniosku o rejestrację VAT
170 zł za potwierdzenie rejestracji (opcjonalnie)
17 zł za pełnomocnictwo szczególne PPS-1 (opcjonalnie)

Opłatę należy wpłacić na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym składasz zgłoszenie. Przykładowo, jeśli składasz wniosek w Urzędzie Skarbowym w Poznaniu, opłatę wpłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Rejestracja do VAT w urzędzie

Urząd skarbowy zweryfikuje zgłoszenie i zarejestruje jako podatnika VAT czynnego lub zwolnionego. Jeśli chcesz otrzymać potwierdzenie rejestracji, musisz wpłacić opłatę skarbową. Rejestracja następuje po złożeniu formularza VAT-R, najczęściej od dnia kolejnego (mogą istnieć także przesłanki, które wymagają rejestracji z datą przeszłą). Rejestracja może zostać odmówiona, jeśli podasz nieprawdziwe dane, firma nie istnieje, nie można się z skontaktować lub urząd ma informacje, że działalność będzie wykorzystywana do przestępstw skarbowych.

Czas oczekiwania na rejestrację do VAT

Sprawa zostanie załatwiona od razu (po zweryfikowaniu złożonych dokumentów zazwyczaj około tygodnia), chyba że dane w zgłoszeniu budzą wątpliwości, co może wydłużyć proces rejestracji.

Możliwości odwołania

W przypadku odmowy rejestracji przez urząd skarbowy, możesz:

Wezwać naczelnika urzędu do usunięcia naruszenia prawa
Złożyć skargę do sądu administracyjnego

Prowadzenie ewidencji VAT

Po rejestracji musisz prowadzić ewidencję zakupów i sprzedaży VAT oraz składać deklaracje (np. JPK_VAT7M lub JPK_VAT7K). Podatnicy muszą również dokonywać aktualizacji danych na formularzu VAT-R w ciągu 7 dni od momentu powstania zmiany, z wyjątkiem zmian objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (zmiana adresu, nazwiska), które zgłasza się na formularzu NIP-2.

Informowanie urzędu skarbowego o zmianach

Podatnicy muszą informować urząd skarbowy o:

Wpisaniu do CEIDG zarządcy sukcesyjnego
Zmianach dotyczących wpisu zarządcy sukcesyjnego – w ciągu 7 dni od zmiany

Powrót do zwolnienia z VAT

Jak i kiedy zarejestrować się do VAT - jeśli utracono prawo do zwolnienia podmiotowego z VAT lub zrezygnowałeś z niego, możesz ponownie skorzystać ze zwolnienia po pełnym roku kalendarzowym jako podatnik VAT. Powrót do zwolnienia wymaga prowadzenia działalności zwolnionej z VAT i nieprzekroczenia limitu 200 tys. zł w poprzednim roku podatkowym. Aby wrócić do zwolnienia, złóż aktualizację formularza VAT-R w urzędzie skarbowym.

Zgłoszenie rejestracyjne VAT można złożyć w urzędzie skarbowym odpowiednim dla:

Siedziby podmiotu (osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej)
Miejsca zamieszkania (jednoosobowa działalność gospodarcza)
Miejsca prowadzenia działalności (podmioty zagraniczne mające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce)
Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (podmioty zagraniczne niemające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce)

Urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Jeśli rozliczasz się w urzędzie skarbowym dla największych podmiotów, zgłoszenie złóż w:

Jednym z wyspecjalizowanych urzędów skarbowych o zasięgu wojewódzkim (przychód netto minimum 3 mln euro)
I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie (przychód netto powyżej 50 mln euro)