W międzynarodowej działalności gospodarczej polscy przedsiębiorcy często współpracują z podmiotami z USA. W takim kontekście pojawiają się pytania o konieczność składania formularza W-8BEN. Poniżej omówimy, w jakich sytuacjach polski podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinien złożyć formularz W-8BEN.
Czym jest formularz W-8BEN?
Formularz W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) to dokument wymagany przez amerykański urząd podatkowy (IRS) od osób i podmiotów zagranicznych, które otrzymują dochody z USA. Dokument ten służy do potwierdzenia, że podatnik jest zagranicznym rezydentem podatkowym oraz rzeczywistym właścicielem wypłacanych należności. Formularz W-8BEN umożliwia uniknięcie lub zmniejszenie amerykańskiego podatku u źródła na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a USA.
Przykłady zastosowania formularza W-8BEN
Polski przedsiębiorca świadczący usługi tłumaczeniowe dla amerykańskiego klienta powinien wypełnić formularz W-8BEN na prośbę kontrahenta z USA. Nawet jeśli podatnik nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, fakt otrzymywania wynagrodzenia od amerykańskiego kontrahenta wymaga potwierdzenia rezydencji podatkowej.
Programista sprzedający swoje fotografie online za pośrednictwem platform takich jak Adobe Stock nie musi składać formularza W-8BEN, jednak jeśli formularz ten nie zostanie złożony, amerykański płatnik pobierze podatek u źródła bez uwzględnienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Po złożeniu W-8BEN można skorzystać z obniżonej stawki podatkowej, np. 10% dla należności licencyjnych.
Przedsiębiorca prowadzący działalność architektoniczną, który współpracuje z amerykańską firmą, powinien upewnić się, że wszelkie wynagrodzenia otrzymywane od kontrahenta z USA są odpowiednio udokumentowane. Dochody z przeniesienia praw autorskich do projektów architektonicznych uzyskane przed rozpoczęciem działalności gospodarczej powinny być rozliczone jako dochody z praw majątkowych.
Formularz W-8BEN a eksport towarów do USA
Formularz W-8BEN dla polskich przedsiębiorców sprzedających do USA - eksport towarów, takich jak np.: produkty reklamowe (potykacze, stojaki na ulotki), do USA nie wymaga składania formularza W-8BEN. Eksport towarów do USA nie podlega tam opodatkowaniu, co oznacza, że nie ma konieczności przekazywania tego formularza amerykańskiemu kontrahentowi.
Formularz W-8BEN jest wymagany w przypadku dochodów takich jak:
odsetki,
dywidendy,
renty,
tantiemy,
premie,
wynagrodzenie za usługi,
płatności zastępcze zabezpieczonych pożyczek,
stałe lub wyznaczalne roczne lub okresowe dochody,
z działalności brokerskiej,
krótkoterminowe upusty z ceny,
odsetki od depozytu bankowego,
odsetki, dywidendy, renty lub tantiemy ze źródeł zagranicznych,
zyski z niektórych gier losowych.
Szczegółowe informacje można znaleźć w instrukcji "Instructions for Form W-8BEN" na stronie IRS: Instructions for Form W-8BEN.
W-8BEN a umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania
Umowa między Polską a USA o unikaniu podwójnego opodatkowania, podpisana w Waszyngtonie dnia 8.10.1974 r., ma na celu zapobieganie podwójnemu opodatkowaniu dochodów uzyskiwanych przez rezydentów jednego kraju w drugim kraju. Na przykład, art. 13 ust. 3 umowy wskazuje, że należności licencyjne obejmują m.in. należności płacone za użytkowanie praw autorskich. Formularz W-8BEN jest używany do potwierdzenia rezydencji podatkowej i rzeczywistego właściciela dochodów, co umożliwia skorzystanie z obniżonych stawek podatkowych przewidzianych w umowie.
Przykłady sytuacji, w których formularz W-8BEN jest wymagany
Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie architektury, który otrzymuje wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich do projektów architektonicznych, powinien wypełnić formularz W-8BEN. Jest to konieczne, aby uniknąć podwójnego opodatkowania i skorzystać z korzystniejszych stawek podatkowych.
Podatnik świadczący usługi tłumaczeniowe dla amerykańskiego kontrahenta powinien wypełnić formularz W-8BEN, aby potwierdzić swoją rezydencję podatkową i uniknąć poboru amerykańskiego podatku u źródła.
Sytuacje, w których formularz W-8BEN nie jest wymagany
Eksport produktów reklamowych (np. potykaczy, stojaków na ulotki) do USA nie wymaga składania formularza W-8BEN. Eksport towarów nie podlega opodatkowaniu w USA, więc nie ma potrzeby składania tego dokumentu.
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na terenie Polski, który nie uzyskuje dochodów z USA, nie musi składać formularza W-8BEN.
Formularz W-8BEN dla polskich przedsiębiorców sprzedających do USA - podsumowanie
Eksport towarów do USA nie wymaga składania formularza W-8BEN, ponieważ eksport towarów do USA nie podlega tam opodatkowaniu. Formularz W-8BEN jest wymagany w przypadku dochodów takich jak odsetki, dywidendy, tantiemy i inne płatności podlegające amerykańskiemu podatkowi u źródła. W sytuacjach, gdy polski przedsiębiorca uzyskuje dochody ze źródeł amerykańskich, formularz W-8BEN powinien być wypełniony na prośbę kontrahenta z USA w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania i skorzystania z ulg podatkowych przewidzianych w umowie między Polską a USA.
