Faktura zaliczkowa to dokument wydawany w celu potwierdzenia otrzymania przedpłat za przyszłe dostawy towarów lub usługi. Faktura zaliczkowa jest szczególnie przydatna w przypadku droższych projektów, gdzie zaliczki pomagają zebrać środki na ich realizację. Gdy zamówienie zostanie zrealizowane zgodnie z umową, przedpłata jest wliczana do końcowej ceny produktu lub usługi, co wymaga odpowiedniego dokumentowania. W sytuacji, gdy przedpłata nie pokrywa całkowitej wartości zamówienia, należy wystawić dodatkową fakturę końcową, by zamknąć transakcję.
Zgodnie z przepisami, obowiązek podatkowy pojawia się w momencie otrzymania całości lub części przedpłaty, co musi być udokumentowane fakturą zaliczkową.
Faktura zaliczkowa powinna zawierać określone dane, takie jak data wystawienia, unikatowy numer, informacje o stronach transakcji, datę dostawy lub usługi, otrzymaną kwotę oraz szczegóły dotyczące zamówienia, w tym nazwę towaru lub usługi, cenę, ilość, wartość netto i brutto, stawki i kwoty podatku.Fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano płatność. Od 2022 roku dopuszcza się jej wystawienie nawet 60 dni przed otrzymaniem płatności, choć zalecane jest robienie tego po fakcie. Nie wystawia się jej jednak dla pewnych transakcji, jak dostawy wewnątrzwspólnotowe czy usługi telekomunikacyjne, gdzie zaliczki nie generują obowiązku podatkowego.
Wystawienie faktury końcowej zależy od tego, czy zaliczka pokrywała całość czy tylko część wartości zamówienia. Faktura końcowa powinna uwzględniać otrzymane przedpłaty, redukując odpowiednio wartość towarów/usług i podatek. Powinna także zawierać informacje o wcześniejszych fakturach zaliczkowych. Jeśli seria faktur zaliczkowych pokrywa całą płatność, nie jest konieczne wystawianie faktury końcowej. Od 2023 roku wprowadzono zmiany które uprościły proces, pozwalając na wystawienie faktury końcowej bezpośrednio po otrzymaniu zaliczki, jeśli dostawa towarów lub usługi nastąpi w tym samym miesiącu.
Faktura zaliczkowa i końcowa
To nowe podejście ma na celu uproszczenie i usprawnienie procesu fakturowania, eliminując potrzebę wystawiania osobnych dokumentów dla zaliczki i końcowego rozliczenia, co jest korzystne zarówno dla dostawców, jak i odbiorców usług czy towarów. Przez to, przedsiębiorstwa mogą szybciej i efektywniej zarządzać swoimi płatnościami oraz obowiązkami podatkowymi, co jest szczególnie ważne w dynamicznym środowisku gospodarczym.
Przeczytaj również:
Zmiany te wpisują się w szerszą inicjatywę SLIM VAT 3, mającą na celu uproszczenie i modernizację systemu VAT, by stał się bardziej przyjazny dla biznesu. Przez takie dostosowania, ustawodawca dąży do zmniejszenia obciążeń administracyjnych i zwiększenia elastyczności w prowadzeniu działalności gospodarczej, co ma kluczowe znaczenie dla wspierania inwestycji i wzrostu gospodarczego.
Faktura zaliczkowa odgrywa ważną rolę w procesie transakcyjnym, umożliwiając przedsiębiorstwom lepszą kontrolę nad przepływem finansowym i zabezpieczenie wykonania zobowiązań kontraktowych. Wprowadzone zmiany w przepisach mają na celu uproszczenie i usprawnienie procesu fakturowania, co jest odpowiedzią na potrzeby współczesnego biznesu. Dzięki temu, przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu swoich przedsiębiorstw, mając pewność, że ich transakcje są prawidłowo i efektywnie dokumentowane.
Podatnik zwolniony z VAT
Według przepisów dotyczących VAT, jeśli jesteś przedsiębiorcą, to musisz pamiętać o wystawieniu faktury za całość lub część zapłaty nawet przed zrealizowaniem sprzedaży.
Co więcej, istnieją sytuacje, kiedy sprzedaż nie wymaga od ciebie faktury, szczególnie gdy dotyczy to usług zwolnionych z VAT ze względu na ich rodzaj czy też jeśli twoje roczne obroty nie przekraczają 200 000 zł. To oznacza, że w tych przypadkach faktury zaliczkowe nie są wymagane.Ale jest pewien haczyk – nawet w tych sytuacjach, klienci mogą zażądać faktury lub faktury zaliczkowej, i mają na to aż 3 miesiące. Czyli nawet nievatowiec może być zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej
Art. 106b ust. 3 ustawy o VAT
“Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
-czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
-sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118
– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty”.
Przykład wystawienia faktury zaliczkowej ilustruje krok po kroku, jak przedsiębiorca może udokumentować otrzymanie zaliczki na przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi.
Dane firmy:
Nazwa firmy: XYZ Sp. z o.o.
Adres: ul. Przemysłowa 10, 00-001 Warszawa
NIP: 123-456-78-90
Dane Klienta:
Nazwa Klienta: ABCD Sp. z o.o.
Adres: ul. Handlowa 20, 00-002 Poznań
NIP: 987-654-32-10
Szczegóły zamówienia:
Opis: projektowanie i wykonanie strony internetowej
Całkowita wartość umowy: 10 000 PLN netto
Zaliczka: 50% wartości umowy, czyli 5 000 PLN netto
Procedura wystawienia faktury zaliczkowej:
1. Data wystawienia faktury: 15.05.2024
2. Numer faktury: FZ/05/2024
3. Dane firmy i klienta: wprowadzenie powyższych danych dotyczących zarówno sprzedawcy (XYZ Sp. z o.o.), jak i nabywcy (ABCD Sp. z o.o.).
4. Przedmiot faktury: przedstawienie informacji o zaliczce na projektowanie i wykonanie strony internetowej - 50% wartości umowy.
5. Kwota zaliczki: 5 000 PLN netto
6. Stawka VAT: 23%
7. Kwota VAT: 1 150 PLN (23% z 5 000 PLN)
8. Kwota brutto: 6 150 PLN (5 000 PLN + 1 150 PLN VAT)
9. Termin płatności: 7 dni od daty wystawienia faktury
10. Sposób płatności: przelew bankowy na numer konta XYZ Sp. z o.o.
Elementy Faktury:
- Data wystawienia i numer faktury,
- Dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę (w tym NIP),
- Opis przedmiotu zaliczki,
- Datę otrzymania zaliczki (jeśli różni się od daty wystawienia),
- Kwotę netto, stawkę VAT, kwotę VAT i łączną kwotę brutto zaliczki,
- Dane dotyczące sposobu płatności.
Ważne wskazówki:
- Faktura zaliczkowa powinna być wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę.
- Należy pamiętać, aby na fakturze końcowej uwzględnić otrzymane zaliczki, odpowiednio zmniejszając kwotę do zapłaty.
W ten sposób, faktura zaliczkowa formalnie potwierdza otrzymanie przedpłaty od klienta, jednocześnie stanowiąc ważny dokument w rozliczeniach podatkowych obu stron transakcji.
Nota prawna:
NEX nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
