Sprzedaż towarów przez automaty, zwłaszcza w systemie bezobsługowym, budzi wiele pytań dotyczących obowiązków podatkowych oraz zasad ewidencjonowania transakcji. W szczególności pojawia się kwestia, czy podatnik prowadzący taką sprzedaż ma obowiązek stosowania kas fiskalnych, czy wystarczy, że rozliczy sprzedaż za pomocą dokumentu wewnętrznego raz w miesiącu. W artykule zostaną omówione szczegółowe przepisy regulujące te zagadnienia.
Zwolnienie z obowiązku stosowania kasy fiskalnej
Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnicy dokonujący sprzedaży towarów za pomocą automatów są zwolnieni z obowiązku stosowania kas fiskalnych. Przepis ten stanowi, że:
„Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących do dnia 31 grudnia 2023 r. podatników dokonujących dostawy towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar.”
Podatnicy, którzy sprzedają swoje towary w systemie automatycznym, w którym urządzenia przyjmują zapłatę (np. gotówką) i wydają towar bez obsługi pracownika, są więc zwolnieni z obowiązku stosowania kas fiskalnych.
Obowiązek podatkowy zgodnie z ustawą o VAT
Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostawy towarów, co oznacza, że podatnik musi rozpoznać ten moment jako czas, w którym dochodzi do sprzedaży z automatu. Przepis ten stanowi:
„Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 5 i 7–9, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21.”
Ewidencjonowanie sprzedaży towarów przez automaty – zasady i obowiązki podatnika - w przypadku sprzedaży przez automaty obowiązek podatkowy powstaje w momencie wydania towaru klientowi, co oznacza, że podatnik musi ująć sprzedaż w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym miała miejsce sprzedaż.
Zasady ewidencjonowania sprzedaży
Podatnik, który prowadzi sprzedaż towarów za pomocą automatu, mimo że nie ma obowiązku stosowania kas fiskalnych, musi ewidencjonować sprzedaż zgodnie z obowiązującymi przepisami. Art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT zobowiązuje podatnika do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Przepis ten stanowi:
„Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:sprzedaż, tj. odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, dokonaną na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;wewnątrzwspólnotową dostawę towarów dokonaną na rzecz innego podatnika podatku.”
W przypadku sprzedaży za pomocą automatów nie jest konieczne wystawianie paragonu fiskalnego, jednak podatnik musi ująć sprzedaż w ewidencji za dany okres rozliczeniowy. Najczęściej odbywa się to poprzez sporządzenie dokumentu wewnętrznego.
Sporządzenie dokumentu wewnętrznego
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, podatnik może sporządzać dokument wewnętrzny na potrzeby ewidencjonowania sprzedaży za pomocą automatu. Dokument taki może być oznaczony jako „WEW” (wewnętrzny dokument sprzedaży) i powinien zawierać informacje o kwocie sprzedaży z danego okresu rozliczeniowego. Sporządzenie zestawienia sprzedaży może odbywać się raz w miesiącu, co pozwala na rozliczenie sprzedaży w sposób optymalny dla podatnika.
W przypadku sprzedaży z automatów podatnik może sporządzić jeden dokument miesięcznie, sumujący całkowitą sprzedaż w danym okresie, o ile sprzedaż ta spełnia warunki pozwalające na stosowanie dokumentów wewnętrznych.
Moment pobierania gotówki a obowiązek podatkowy
Optymalnym rozwiązaniem jest pobieranie gotówki z automatu na koniec miesiąca rozliczeniowego, co pozwala na dokładne ustalenie wartości sprzedaży w danym okresie. Pobranie gotówki w ostatnim dniu miesiąca pozwala na rozliczenie sprzedaży za dany miesiąc i właściwe określenie obowiązku podatkowego.
Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towarów, czyli z chwilą, gdy towar zostanie wydany przez automat. Pobieranie gotówki raz w miesiącu i sporządzanie dokumentów wewnętrznych na tej podstawie pozwala na uporządkowane ewidencjonowanie sprzedaży zgodnie z przepisami prawa podatkowego.
Ewidencjonowanie sprzedaży towarów przez automaty – zasady i obowiązki podatnika - podsumowanie
Podatnik, który prowadzi sprzedaż towarów za pomocą automatów, nie ma obowiązku stosowania kasy fiskalnej, co wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r.. Sprzedaż ta musi jednak być zaewidencjonowana w sposób zgodny z przepisami ustawy o VAT, a obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostawy towaru, czyli wydania go klientowi.
Optymalnym rozwiązaniem jest sporządzanie raz w miesiącu zestawienia sprzedaży i ujęcie jej w ewidencji VAT na podstawie faktury wewnętrznej lub innego dokumentu wewnętrznego.
