Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) występuje w zarządzaniu gospodarką magazynową w jednostkach gospodarczych. Jego stosowanie wynika nie tylko z praktycznych potrzeb w codziennej działalności operacyjnej, ale również z przepisów prawnych regulujących ewidencję towarów i kontrolę obrotu magazynowego. W artykule przedstawiamy, dlaczego dokument WZ jest istotny oraz jakie korzyści przynosi jego właściwe stosowanie w firmie.
Wymogi prawne dotyczące dokumentów magazynowych
Konieczność wprowadzenia dokumentów obrotu magazynowego w jednostce gospodarczej zależy od przyjętych zasad wyceny towarów w obrocie. Zgodnie z art. 34 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (u.o.r.), jednostki mogą wyceniać towary w cenach zakupu, jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki. Ponadto, składniki rzeczowych aktywów obrotowych mogą być na dzień nabycia lub wytworzenia ujmowane w księgach rachunkowych w cenach przyjętych do ewidencji, z uwzględnieniem różnic między tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia albo zakupu, albo kosztami wytworzenia.
Art.34 ust. 1 u.o.r. stanowi:
"Jednostki mogą wyceniać towary według cen zakupu, jeżeli wycena ta nie zniekształca stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki."
Dodatkowo, art.28 ust. 1 pkt 6 u.o.r. precyzuje:
"Na dzień bilansowy wartość składników rzeczowych aktywów obrotowych, wyrażoną w cenach ewidencyjnych, doprowadza się do poziomu wartości według cen zakupu lub ujmuje według wartości godziwej."
Wyjątek stanowią produkty gotowe, produkty w toku i półprodukty, jeżeli do ich ewidencji stosuje się koszty planowane, w tym normatywne, a różnice między planowanymi a rzeczywistymi kosztami wytworzenia są nieznaczne. Stosowane do wyceny na dzień bilansowy ceny nabycia albo zakupu, albo planowane koszty wytworzenia nie mogą być wyższe od cen sprzedaży netto tych składników.
Praktyczne aspekty stosowania dokumentu WZ
W praktyce, ze względu na fakt, że punkt sprzedaży często znajduje się w innym miejscu niż magazyn oraz na konieczność wprowadzenia odpowiedzialności materialnej osób, którym powierzono mienie (magazynierzy), jednostki stosują ewidencję ilościowo-wartościową. Dzięki powszechnemu użyciu oprogramowania komputerowego, ewidencję tę można łatwo uzgodnić i wyjaśnić ewentualne rozbieżności.
Ewidencja towarów według cen zakupu pozwala na sukcesywne odpisywanie w koszty działalności jednostki towarów sprzedawanych według cen zakupu, bez konieczności korygowania odchyleń, jak ma to miejsce w przypadku stosowania cen ewidencyjnych. Na podstawie dokumentów magazynowych WZ firma może na bieżąco odnosić w koszt własny sprzedanych towarów odpowiednio do przychodu uzyskanego z ich sprzedaży.
Dokumentacja polityki rachunkowości
Zasady obrotu magazynowego oraz sposób obiegu i przekazywania dokumentów jednostka powinna określić w dokumentacji opisującej przyjętą przez nią politykę rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 u.o.r.
Art.10 ust. 1 u.o.r. brzmi:
"Jednostki są zobowiązane do opracowania i przestrzegania dokumentacji opisującej przyjętą przez nie politykę rachunkowości, obejmującej w szczególności:określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych,system służący ochronie danych i ich zbiorów."
W skład takiej dokumentacji powinna wchodzić "Instrukcja gospodarki magazynowej" dokumentująca obrót magazynowy, między innymi rozchód magazynowy na podstawie dokumentu WZ (wydanie zewnętrzne).
Przykładowo, zapis w przedmiotowej instrukcji może brzmieć:
"Dokumentowanie rozchodu magazynowego:
a) Dokument symbol WZ - stanowi dowód wydania lub sprzedaży towarów na zewnątrz firmy A. Dokument w 3 egzemplarzach sporządza jednostka organizacyjna wydająca towar (magazyn X) i przekazuje oryginał odbierającemu towar, pierwszą kopię wraz z kopią faktury - do działu księgowości, a kopię drugą otrzymuje magazynier."
Ustalone zasady obrotu magazynowego pozwalają na dokładną ewidencję nie tylko pod względem rachunkowym, lecz również służą kontroli i rozliczaniu magazynierów odpowiedzialnych materialnie za towary znajdujące się w magazynie.
Korzyści z zastosowania dokumentu WZ
Stosowanie dokumentu WZ przynosi szereg korzyści:
Kontrola zapasów - umożliwia precyzyjne śledzenie ruchów towarów, co jest niezbędne do utrzymania dokładnej ewidencji magazynowej.
Odpowiedzialność materialna - dokument WZ stanowi podstawę do rozliczania magazynierów z powierzonego mienia, co zwiększa odpowiedzialność materialną za towary.
Prawidłowa wycena - dzięki ewidencji według cen zakupu, firma może dokładnie odpisywać koszty sprzedanych towarów, co pozwala na precyzyjne ustalanie wyniku finansowego.
Automatyzacja procesów - w dobie powszechnego użycia oprogramowania komputerowego, dokument WZ ułatwia automatyzację procesów ewidencji i księgowania, redukując ryzyko błędów.
Zgodność z przepisami - przestrzeganie zasad określonych w ustawie o rachunkowości zapewnia zgodność z przepisami prawa i minimalizuje ryzyko sankcji ze strony organów kontrolnych.
Przykładowe zastosowanie dokumentu WZ
Dokument WZ w obrocie magazynowym - podsumowanie - firma X zajmuje się dystrybucją sprzętu elektronicznego. W jej magazynie znajdują się różne produkty, które są regularnie wydawane do punktów sprzedaży oraz bezpośrednio do klientów. Aby dokładnie śledzić ruchy towarów, firma X stosuje dokumenty WZ, które są generowane za każdym razem, gdy towary opuszczają magazyn.
Proces wygląda następująco:
Przygotowanie dokumentu WZ - gdy produkt ma zostać wysłany do klienta, magazynier sporządza dokument WZ w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz jest przekazywany klientowi, drugi trafia do działu księgowości, a trzeci zostaje w magazynie.
Ewidencja wydania - na podstawie dokumentu WZ, system komputerowy automatycznie aktualizuje stan magazynowy, odpisując wydane towary z ewidencji magazynowej.
Rozliczenie kosztów - dział księgowości na podstawie dokumentu WZ i faktury dokonuje rozliczenia kosztów sprzedanych towarów, księgując odpowiednie pozycje w księgach rachunkowych.
Dzięki takiemu podejściu, firma X ma pełną kontrolę nad stanem magazynowym, może szybko reagować na zmiany w zapotrzebowaniu klientów oraz prowadzić dokładne rozliczenia finansowe.
Dokumentacja obrotu magazynowego
Zasady dotyczące obrotu magazynowego powinny być szczegółowo opisane w wewnętrznej dokumentacji firmy. Dokumentacja ta powinna zawierać instrukcje dotyczące wszystkich procesów magazynowych, w tym przyjęcia towarów, przechowywania, inwentaryzacji oraz wydania na zewnątrz. Instrukcja gospodarki magazynowej powinna również określać, kto jest odpowiedzialny za poszczególne czynności oraz jakie dokumenty powinny być sporządzane na każdym etapie. Procedury pozwalają na bieżąco kontrolować ruch towarów, identyfikować ewentualne nieprawidłowości oraz rozliczać osoby odpowiedzialne za zarządzanie magazynem.
Dokument WZ w obrocie magazynowym - podsumowanie
Podsumowując, stosowanie dokumentu WZ (wydanie zewnętrzne) jest istotne dla prawidłowego zarządzania gospodarką magazynową w firmie. Zastosowanie właściwej dokumentacji magazynowej nie tylko umożliwia precyzyjną kontrolę zapasów i odpowiedzialność materialną magazynierów, ale również zapewnia zgodność z przepisami prawa oraz umożliwia dokładną ewidencję kosztów i przychodów. Stosowanie dokumentu WZ pozwala również na lepsze zarządzanie procesami logistycznymi oraz finansowymi, co w dłuższej perspektywie przyczynia się do zwiększenia efektywności i konkurencyjności firmy. Dzięki precyzyjnemu śledzeniu ruchu towarów, przedsiębiorstwo może lepiej planować swoje działania, minimalizować ryzyko strat oraz optymalizować koszty operacyjne.
Comments